鈴与の文書情報管理は、契約管理、物流文書情報管理、図面管理、特許・会計文書管理、オフィス移転文書削減、BCP対策、不動産賃貸借契約管理、文書保管、スキャニング、データ入力、文書情報抹消・リサイクルをご提供しております。

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バリューコマース株式会社 様

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バリューコマース株式会社

契約書のエクセル管理からの脱却。
検索性向上でよりストレスフリーな業務改善に成功。

アフィリエイトマーケティングのパイオニアとして、さまざまなサービスで新しい価値を市場に提供するバリューコマース株式会社様。その業務において大切な事業資産となる契約書の管理についてお伺いしました。

ご導入までの流れ

導入のきっかけ

  • 企業リスクを軽減するBCP対策の一貫として
  • 契約書情報の一元管理による業務効率の改善

導入のポイント

  • 契約書の管理に必要な項目と機能が備わった、契約書管理サービス
  • データ破損や、誤入力などが生じやすいエクセルでの文書管理からの脱却

導入後の効果

  • 契約書の検索時間の大幅削減と契約情報の共有
  • 契約情報の統一化により精度の高いステータス管理
  • 原本の汚損・消失リスクが大幅に低減され、BCP対策に貢献

お客様インタビュー

  • コーポレート本部 人事・総務部 役員秘書/鈴木 広美 様

臨機応変な対応で、求めていた契約書管理の形を共に構築するプロジェクトになりました。

弊社の業務にとって契約書は、例えA4サイズ1枚の紙の文書だとしても、大変重要で非常に重みのある業務資産です。今回の契約書約4,200件という膨大な文書のスキャニングを通じ、鈴与さんは、その大切な事業資産を安心して預けられる信頼できるパートナーだと実感しています。

契約管理アウトソーシングを導入したいきさつを教えてください。

 きっかけは、災害などによる文書の消失を回避するためのBCP対策として、導入を検討していました。当社ではさまざまな情報技術サービスを提供させていただており、お客様との契約書を安全に管理することはとても重要です。文書管理の強化を図るため情報収集の中で、ある展示会で鈴与さんと出会い、契約管理アウトソーシングのお話を伺いました。

鈴与の「契約書管理アウトソーシング」採用の決め手は?

 他社からもお話を伺ったのですが、その内容は、エクセルデータを読み込み、Web上で管理・共有するというもので、すでに弊社で行っている文書管理とあまり変わらない内容でした。鈴与さんのサービスはスキャン前の契約書整理、スキャンによるPDF化に始まり、管理画面の機能性が最も高く、契約管理に必要な項目と機能がデフォルトで搭載されていました。これまで人事、法務、営業サポートなど部門ごとに管理していた契約情報の一元管理や、エクセルによる文書管理からの脱却を図りたい弊社にとって、これは大きな決め手となりました。

どのようにスキャンの作業を進めていきましたか?

 鈴与さんを交えて、弊社のグループウェアを活用してコミュニケーションを密に取りながら、ひとつのプロジェクトのように進行しました。その中で、鈴与さんの文書のクリーニング作業は素晴らしいものでした。今回お預けした契約書は約4,200件になりますが、契約書原本には添付資料や付箋、メモ書きなど、付随する情報が多くあります。それを逐一ご報告いただき、情報として残すもの、捨てるものを相談しながら、手作業でクリーニングしていただきました。
 また弊社が既に導入していたクラウドを活用した既存のシステムに新たにスキャンした文書情報データを合わせていただき、こちらの「こうしてほしい」にどんどん近づけていってくれる、そんな印象です。

契約書管理アウトソーシングにより改善された点と今後の課題は?

 これまでは業務担当者から契約に関する問い合わせがあったら、わざわざ書庫まで行き、鍵を開けて、契約書を探し、スキャンして、PDFデータに。それからメールで担当者へ送信という流れで、とても時間と手間がかかっていましたが、その時間が省かれることで効率は大幅に上がり、なによりストレスフリーになりました。さらに文書閲覧の権限設定もしっかりと行うことができるので、安全なデータベースとなっています。原本はスキャンの後、鈴与さんのドキュメントセンターで厳重に保管していただいているので、当初の目的であったBCP対策の面でも安心です。
 これからの課題としては、過去まで遡って契約書の親子間の紐付けを精査し、より精度を高め、さらには契約更新時にお知らせしてくれるアラート機能など、まだ使いこなせていない機能を駆使することで、さらに業務効率を高め、事業改革を推進したいと思います。

ご利用イメージ

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企業プロフィール

バリューコマース株式会社

業 種 IT事業
事業内容 インターネット広告事業、メディア事業
従業員数 225名(2014年12月末現在)

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