鈴与の文書情報管理は、契約書管理、不動産賃貸借契約管理、請求書受領代行、請求書仕訳支援クラウド、図面管理、特許・会計文書管理、オフィス移転文書削減、BCP対策、物流文書情報管理、文書管理システム、スキャニング、データ入力、文書保管、文書情報抹消・リサイクルをご提供しております。

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ピジョン株式会社 様

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ピジョン株式会社

契約書管理のルールも保管場所もバラバラな状態から
契約書原本とデータの一元管理を実現。

育児用品の老舗企業、ピジョン株式会社では、拠点や部署で各々契約書を管理していましたが、鈴与の「契約管理アウトソーシング」を導入することで、契約書の原本管理と契約書データの一元管理を実現しました。今回はソリューション導入の経緯や導入後の効果について、お話を伺いました。

サービスご導入までの流れ

導入のきっかけ

  • 各拠点・部署がそれぞれ独自のルールで契約書を管理
  • 契約書を一元管理してコンプライアンスを強化したい

導入のポイント

  • 契約書の原本とデータを一元管理
  • 鈴与にワンストップでお任せ

導入後の効果

  • 契約管理レベルの向上
  • 法務への問い合わせ件数を削減、契約審査もスムーズに
  • 期限管理の徹底など従業員のコンプライアンス意識向上

お客様インタビュー

  • 経営戦略本部 法務部 法務グループ マネージャー 池田 望 様

従業員のコンプライアンス意識が向上!導入後のサポートにも満足しています。

今回の導入をきっかけに、契約書の意義の理解や期限管理の徹底など、従業員のコンプライアンス意識が高まっているように感じます。鈴与さんには導入後も組織変更や追加機能の相談にのってもらったり、参考事例を紹介してもらったりなど細やかなサポートにいつも助けられています。

契約書管理についてお伺いします。鈴与の「契約管理アウトソーシング」導入前にはどのような課題がありましたか。

以前は拠点や部署がそれぞれ独自のルールで契約書管理を行っていました。そのため管理のレベル感はさまざまで、台帳をきちんと作成している部署もあれば、原本がどこに保管されているのか把握が不十分な部署もありました。そうした状況のなか、法務グループでは各拠点・部署がどのように管理しているのか、どういった取引先とどのような契約を締結しているのか、契約管理・契約状況の全体像を捉えられないという課題を抱えていました。

「契約管理アウトソーシング」導入のきっかけを教えてください。

契約審査から稟議・起案、締結、契約書管理まで、契約書業務に関する一連の情報をすべて一元管理できるようにしたいと考えていました。一方で、稟議・起案のフローはすでに別のシステムが導入されていたため、それを活かせる仕組みも必要でした。どうしようかと悩んでいたところ、たまたま鈴与さんから届いたハガキで「契約管理アウトソーシング」というサービスがあることを知りました。ほかにも何社か問い合わせていたのですが、契約書の原本保管から契約書データの一元管理、期限管理までワンストップでおまかせできるところが決め手となり導入に至りました。また、鈴与さんとはもともと物流業務でのお付き合いがあったので信頼感もありましたね。

導入はどのように進められましたか。

まずは、各拠点・部署における契約書の分量や管理方法などの現状把握から始め、システムの要件定義や最終ゴールの設定、導入に伴う各拠点・部署の作業スケジュールの調整といった流れで進めました。そして、システム設計とデータベースの構築が進んだタイミングで、鈴与の担当の方にも同席してもらいながら社内説明会を開催しました。
導入にあたっては、各拠点・部署との細やかな調整が多く発生しました。たとえば契約書の閲覧権限を部署ごとに設定する際は、各部署と調整しながら会社全体として最適なかたちになるよう進めていくのが大変でしたね。そうしたなかで、鈴与さんには他社事例を紹介してもらったり、アドバイスをもらったりと多くの場面で助けられながら、検討から約3年の期間を経て2021年1月に本格稼働に至りました。

「契約管理アウトソーシング」の稼働後、契約管理はどのように変わりましたか。

契約書情報をすべてシステム上で確認できるようになったことで、法務グループとしては契約管理の全体像を把握できるようになりました。また、導入前は他部署の契約書情報を把握する術がなかったため「今、〇〇社と契約していますか?」といった問い合わせが法務グループに入ることが多かったのですが、現在では同じ本部内では契約書が検索・閲覧できるようになって問い合わせ対応が減ったことによって、法務グループの業務効率化にもつながり、契約審査もスムーズになりました。
各部署においても問い合わせの手間や、契約書原本を管理する手間が減ったことにメリットを感じてもらえていると思います。また、これまであやふやになっていた契約締結後の業務フローや契約書管理のルールが明確になったことで、迷わず正しいやり方で契約書管理業務を進めていけるようになったという側面もあります。
今回の導入をきっかけに、契約書の意義の理解や期限管理の徹底など、従業員のコンプライアンス意識も高まっているように感じます。たとえば、契約期限が迫ると担当者に通知されるのですが、これまで期限管理を意識できていなかった人でも通知がきたら法務グループへ問い合わせるという流れができたため、期限切れを防げるようになりました。

導入後の鈴与のサポートはいかがでしたか。

組織変更や追加機能の相談にも迅速に対応していただいています。やはり実際に運用してみて気づく点も多く、そのたびに参考事例を紹介してもらうなど、細やかなサポートにいつも助けられています。すぐに相談できる相手がいるという安心感もありますね。

ご利用サービス

企業プロフィール

ピジョン株式会社

業 種 その他の製造業
事業内容 育児・マタニティ・女性ケア・ホームヘルスケア・介護用品等の製造、販売および輸出入、ならびに保育事業
従業員数 373名 / グループ合計 3,886名(2020年12月現在)

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