鈴与の文書情報管理は、契約管理、物流文書情報管理、図面管理、特許・会計文書管理、オフィス移転文書削減、BCP対策、不動産賃貸借契約管理、文書保管、スキャニング、データ入力、文書情報抹消・リサイクルをご提供しております。

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株式会社日専連 静岡 様

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日専連 静岡 受付

永久保存を要する契約書を社外で安全に保管・閲覧。

静岡市内で地域密着型クレジット「日専連静岡カード」を運営し、地元小売業の振興に尽力されている、日専連静岡様。契約書の保管に鈴与の「文書保管サービス」をご活用いただいています。

サービスご導入までの流れ

導入のきっかけ

  • 情報漏洩防止のため業界を挙げたコンプライアンス強化
  • 事業開始以来のデータを蓄積してきたシステムの老朽化
  • 従来活用してきた社内の保管庫が飽和状態

導入のポイント

  • 文書保管に特化した鈴与のセキュリティへの信頼性
  • 業界の動向や文書管理の専門知識を備えたスタッフへの安心感
  • 高い保管品質と費用対効果

導入後の効果

  • 保管文書のセキュリティレベルの向上
  • 安全に文書の閲覧が可能に
  • 契約書原本の外部保管による災害時のリスク分散

お客様インタビュー

  • 審査・管理部 部長/山梨 真司 様

文書に特化した保管サービスで、セキュリティもスタッフも信頼できました。

業界内のコンプライアンスが一段と厳しくなる中、鈴与さんからタイムリーにご提案いただけて、しかもお話ししてみるとクレジット業界の動きをよくご存じだったのでたいへん助かりました。これなら今後もスキャニングサービスを含めて長く活用させていただけるという印象です。

サービス導入前の文書保管状況について お聞かせください。

 当社が発行するクレジットカード「日専連静岡カード」の入会申込書原本は、事業開始以来すべてを永久保存しており、その数は既に15万枚にのぼります。従来はそのほとんどを外部の文書保管庫に委託し、直近の発行分だけを社内で活用していました。しかし数年前から個人情報保護に関するコンプライアンス対応が一段と厳しさを増すようになりました。クレジット業務の一部を外部委託する際は適切な契約と管理が求められ、経産省やクレジット協会が打ち出すガイドラインに添って社内ルールを設け、その運用状況も経済産業局の監査を受けるといった厳重な措置を要するようになりました。さらに震災以後は災害時のBCP(事業継続計画)対応も迫られ、常時安全な文書保管対策が求められていました。
 一方、データ管理も課題でした。以前は社内の専用システムで過去の文書をスキャニングして蓄積していたのですが、自前のシステムのため老朽化が懸念されていた上、新システムへの移行費用が高額になるという問題も抱えていたのです。

鈴与の「文書保管サービス」に切り替えられた 決め手は何でしたか?

 社内の保管庫も満杯に近くなり、今後の文書保管について対策を迫られていた頃、鈴与さんから文書保管サービスのご提案をいただきました。その時初めて鈴与さんの保管品質の高さを知ったのです。契約前に保管庫内部を拝見したのですが、何重にもセキュリティ対策が施された庫内に文書専用の棚が並び、何度開閉しても変形しにくい丈夫な専用文書箱が整然と置かれているなど、ISO27001認証に基づく運用管理が隅々まで行き届いていました。文書の閲覧室も指紋認証を含めた二重のセキュリティが整い、鈴与さんのスタッフすらいない完全な個室での閲覧が可能です。外部委託先のセキュリティレベルを診断するチェックリストと照らし合わせてみても、鈴与さんのレベルは十分過ぎるほどです。
 さらに営業スタッフの方の対応も非常に信頼できました。文書管理のプロとして、クレジット業界のコンプライアンスに関する知識もお持ちで、契約書の内容なども熟知されており、安心してお願いできました。

実際に「文書保管サービス」をご利用いただいていかがですか?

 委託先を鈴与さんに切り替えたもう一つの理由は、今後「スキャニングサービス」もワンストップで利用できるという点に期待してのことです。今預けている契約書は、再申込や住所変更、登録内容の不備の確認などで閲覧する機会も少なくないため、スキャニングを検討しています。膨大な既存文書を徐々にスキャニングしていくことで、社外に原本・社内でデータ活用といった体制が整います。また自前のシステムを再構築するよりも大幅にイニシャルコストを抑えられる上、スキャニングにかかる労力も省力化できます。文書原本と一緒に保管している付随資料のスキャニングも人の手で個々に対応していただけると聞き、助かります。スキャニングが進めばシステム上での検索や情報共有も可能になります。すでに試験的に「スキャニングサービス」を行っており本格的にサービス利用させていただくつもりです。

ご利用サービスイメージ

鈴与の文書保管サービスで、原本保管のセキュリティレベル向上を実現。

ご利用サービス

企業プロフィール

株式会社 日専連 静岡

業 種 クレジット事業・ファイナンス事業
事業内容 クレジットカードに関する業務・ローン業務・ギフトカード業務・その他付随業務
従業員数 24名(2014年4月現在)

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