これまでの文書の管理についてお聞かせください。
上智大学では、卒業生をはじめとする離籍者数は14万人以上に上り、その方々の学籍原簿や成績証明書などの文書原本を永久に保管するのですが、やはり紙のみの保管ですと損なわれる可能性が高く、さらに膨大な文書原本の保管スペースを確保する必要があります。そこで1990年ごろからマイクロフィルムによる文書管理を行ってきました。
上智大学 様
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お客様事例
- ご利用ソリューション/サービス
- スキャニング
- 文書保管
上智大学四谷キャンパス
文書のスキャニングによりデータ精度が高まり、
効率的な管理・証明書の発行作業を実現。
創立以来蓄積された学籍原簿や成績証明書など、14万人分の文書をスキャニングした上智大学学事局学事センター様に、 鈴与の「スキャニングサービス」「文書保管サービス」についてお伺いしました。
サービスご導入までの流れ
導入のきっかけ
- 卒業生などの離籍者の方々に関する文書の永久保管は必須
- より信頼度の高いデータで証明書等の発行作業の効率化を図りたい
導入のポイント
- 鈴与のスキャニングの高い品質と作業提案から始まる細やかな対応力
- 文書の原本を万全のセキュリティで一括して保管出来る
導入後の効果
- 証明書発行の手間と時間の大幅軽減
- 輩出した人材の文書資料の消失リスクを大きく低減
- 卒業生へのサービス向上
お客様インタビュー
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- 学事局 学事センター／津川 舞 様
スキャニングは文書の棚卸し。次につながるデータの整理整頓が叶いました。
鈴与さんには、こちらのニーズをご理解の上、細やかで適切な対応いただき精度の高いスキャニングが叶いました。これにより業務効率が飛躍的に高まり、さらに文書原本の安全管理で、今後の学生・卒業生へのサービス向上につながる大きな業務改革ができたと感じています。
今回の文書のスキャニングのきっかけは？
これまで成績証明書などの発行は、紙に出力された検索簿で、氏名から該当するマイクロフィルムを探し出し、さらに作成当時から学長が変わっている場合は修正液を使って記述を訂正し、コピーを取って…と、実に多くの時間と手間が必要でした。こうした課題を解決するため、文書の完全スキャンの検討が始まりました。複数の企業よりご提案いただき、その中から鈴与さんと大塚商会さんの提案の品質の高さで、決めさせていただきました。
鈴与の「スキャニングサービス」はいかがでしたか？
アウトプットイメージを踏まえた作業の提案から始まり、個々のデータは細やかな画像調整で見やすく、また膨大なスキャニング作業の最中に各文書の間違いにも気づき訂正していただくなど、鈴与さんの適切な対応のおかげで非常に信頼度の高いデータでそろえることができました。検索機能との連動で、発行作業の負担は大幅に軽減されています。
現在の文書原本の保管状況は？
保管も併せて鈴与さんに委託しました。文書のスキャンが完了した文書原本は、そのまま鈴与さんのドキュメントセンターでセキュアに保管されています。大学内の保管スペースも削減され、トータルの管理コストも低減しました。さらに必要なときは管理システムを通じて、文書を指定して取り寄せられるのでとても便利です。 今回の文書のスキャン過程で、データを“棚卸し”するように整理整頓できました。しかし、まだ文書原本そのものの記載の間違いもあります。 今後は発行作業が効率化された分、発行する度にチェックし、間違いがあれば修正することを重ね、より管理の精度を高めていきたいと思います。そして成績証明書などの発行期間をさらに短縮し、迅速な対応を目指します。さらにゆくゆくは履修要覧、学位記授与簿、学費納入台帳など、大学にあるさまざまな文書も、スキャンしていきたいと考えています。
ご利用サービスイメージ
ご利用サービス
企業プロフィール
上智大学 SOPHIA UNIVERSITY
| 業 種 | 教育 |
|---|---|
| 事業内容 | 神学部、文学部、総合人間科学部、法学部、経済学部、外国語学部、総合グローバル学部、国際教養学部、理工学部、言語教育研究センター、大学院、研究機構・附置研究機関等 |
| 従業員数 | 295名（2014年9月現在） |
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