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株式会社万城食品
伊豆名産のわさびを筆頭に、多彩な調味料・香辛料を製造販売。業務用に小売向けにと、販売先も全国多岐にわたり、日々多くの文書を活用している万城食品様に、鈴与の「文書保管サービス」の導入経緯をお伺いしました。
大量の重要文書を長期保管するため、保管中から廃棄まで漏れのないセキュリティが課題でした。鈴与さんのサービスを導入したことで、高い安全性が確保できた上、管理の省力化も実現しました。導入時に不明点が出ても的確にお答えいただき、文書の移動も不安なく円滑にできました。
当社では、全国18の営業所で発行している納品書や請求書などの経理事務文書を本社事務センターに集積し、一括管理しています。多い時には１日分で約1,000枚、１ヶ月で段ボール10箱分になることもあり、それらを10年分保管しておかなければなりません。ペーパーレス化も進めてはいるのですが、内容確認のために出力する工程が今のところ不可欠で、文書の蓄積量は増える一方でした。さらに、何か必要な文書を出す際には倉庫の段ボール箱を一つ一つ見て回る手間がかかっていました。
従来は自社倉庫で文書を保管していたのですが、製造部門の拡張計画が持ち上がったのを機に移動を余儀なくされ、近隣の倉庫に外部委託するようになりました。そんな時に鈴与さんから提案を受け、文書保管サービスを知ったのです。
従前より機密文書の安全な管理・廃棄を重視し、鈴与さんの文書廃棄サービスを利用していたため、セキュリティの確かさには信頼を置いていました。そこで、費用も含めて比較検討した結果、鈴与さんに切り替えた方がセキュリティの面でも費用対効果の面でもメリットが大きいと判断しました。一般の倉庫と違って、何重にも厳重なセキュリティ対策がとられているので安心できます。900箱近くあった段ボール箱の移動もスムーズに済ませることができました。
文書保管の安全性は以前と比べてはるかに向上したと感じています。利用開始当初は「いつ」「何を預けたか」さえ把握できればそれでいいと思っていたのですが、始めてみると、保管期限が切れた文書をメールで案内してくれる機能が予想していた以上に役立っています。以前は保管中の文書一覧のPDFデータをプリントし、目視でチェックしては保管期限切れの文書を廃棄処分に回すといったことを定期的に行っていましたから、その作業が大幅に省力化できたのは大きいですね。
この年度末は新たに約120箱の保管を依頼しました。定期的に回収に来る「鈴与セキュリティ便」があるので、その都度日程を調整する必要がなく、また回収日に合わせて効率良く準備を進められるところも助かっています。
まだ使い始めて間もないため保管していた原本の取り寄せをしたことはありませんが、午前中に依頼をすれば数日中に手元に届くという迅速さも利点です。今後、税務調査などで出庫が必要になった時にはシステム上で管理台帳をすぐに検索できるところも便利だと思います。CSVで出力すれば箱の中のファイル名が一覧でわかるので、よりスムーズに文書を探せますね。狙い通りの効果があったと実感しています。
| 業 種 | 食品 |
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| 事業内容 | わさびを中心に、蒲焼のたれ、ドレッシング、ポン酢、スパイスなど、総合香辛調味料の業務用及び小売用商品の製造・販売 |
| 従業員数 | 319名（2015年３月現在） |
鈴与の文書情報管理をご利用中の企業をご紹介します。
