契約書の保管から廃棄までのサイクルを運用できるようにするには

2018.2.22【 契約書の管理業務, 文書管理のノウハウ / , , , , , , , ,  】

契約書の保管から廃棄までのサイクルを運用できるようにするには

今回のテーマは、保管期限が満了した契約書の取り扱いについてです。

保管期限が満了しても契約書は、念のために保管している

「保管期限が満了した契約書は、他の会社ではどのように管理しているのだろうか」と契約管理のご相談で、お客様からよく聞かれることがあります。

色々な会社さまの状況をお伺いすると、多くがこちらの3つのパターンに分かれます。

  • ① 保管期限満了した契約書を1件ずつ廃棄している
  • ② 本来は廃棄だが、そのまま保管してある
  • ③ そもそも永年保管のため、保管期限が満了することがない

そして、特に、のパターンが最も多いようです。

保管期限満了後の契約書を廃棄出来ていない理由では、以下のような事例がありました。

・監査や訴訟など有事の際に備えて、念のため保管している。電子データがあったとしても、契約書は心理的にも捨てづらい。電子データがない場合は、なおさら抵抗感がある。

・重要契約書は保管期限満了後も保管し、その他の契約書は期間満了後に廃棄が出来ると良い。そのためには重要とその他を決めるルールが必要になるが、関係各所と調整がネックとなり進んでいない。

・保管期限が満了した契約書をすぐに取り出せない。そのため、いつかやろうと先延ばしになってしまっており、結果として廃棄できずに保管している状態になっている。

・保管期限は定めているが契約書管理台帳の精度が低く、保管期限が正しいかどうか定かではない。廃棄のサイクルが回るようにするためには、台帳の整備を行わないといけないがそれが出来ず、手つかずになっている。

“契約書を廃棄する“ことへの心理的抵抗感や社内のルール決めや台帳整備が追い付いていないことが理由で、そのまま保管していることが多いようです。

情報を保有し続けることはリスクでもある

万が一に備えて、または社内の準備が整うまで契約書を保管しておくことは不測の事態に備えることが出来ます。その反面、情報を保有し続けるというリスクがあることも事実です。
例えば、契約書が社内に保管されていると、電子データがあっても、必要になった時についつい書類を取り出して確認してしまいがちです。このように、書類の出し入れがある限り、戻し間違いによるファイリングの手間はもとより、原本をコピーした時にコピーを誤った相手に渡してしまうことや紛失による情報漏洩といったリスクがあります。
特に良かれと思って念のために保管していたことが、情報漏洩につながってしまうことほど残念なことありません。

原本と台帳を紐づければ保管~廃棄までのサイクルを実現できる

保管期限の過ぎた情報を保有し続けることはリスクでもありますので、「保管期限が満了した契約書は廃棄をする」運用をお勧めします。
契約書は1契約ごとに保管期限が異なりますので、管理をする単位は1契約ずつにするとわかりやすいです。具体的には、1契約ごとに管理番号を振り、1契約の区切りがわかる状態で格納し、番号順に並べておくと後から探しやすいです。
台帳では、管理番号と保管期限の情報を管理します。管理番号をつけることで、台帳と原本が紐づきますので、「どの契約書がいつまで保管すべきものなのか」がわかり、「保管期限が満了した契約書を取り出す時もすぐに取り出せる」環境が整います。

原本の1契約単位での管理と台帳との紐づけは、保管から廃棄までのサイクルが実現できるだけでなく、スキャニングしたデータを紐づける、システムを導入する、原本を外部の倉庫で保管する際にも導入がスムーズになります。
今後の備えとしても、原本と台帳の紐づけ管理をご検討ください。

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