契約書は集約管理したほうが良い?それとも部門管理?

2017.12.14【 契約書の管理業務, 文書管理のノウハウ / , , , , , , ,  】

契約書は集約管理したほうが良い?それとも部門管理?

契約書の管理方法について、お客様から「管理部門で集約管理するのがいいか、それとも、各部門で個別に管理するのがいいか」といったご質問を頂く機会が多くございます。今回は、この点について1つ事例をご紹介いたします。

部門管理をしているA社様(ホテル運営会社様)

こちらの会社様では、捺印を各施設でする契約書が多いため、契約書の管理も、各施設で独自にルールを採用し、運用されていました。新たに法務ご担当となられた方が現状を調査したところ、下記の課題が判明しました。

  • ・施設間の契約情報を共有化できていないため、二重契約をしてしまっていること
  • ・協力会社様との価格交渉期限を逃していること

そこで、契約管理システムをグループウェアに搭載することとなりました。

しかし、システムの稼働後、半年を経過したところで、法務担当者様から新たな課題として下記のようなご相談を頂きました。

  • システムを用意し、ルールを守るよう指導はしているものの…
  • ・登録している施設もあれば、していない施設もある
  • ・登録ルールも統一化できていない
  • ・登録までに、タイムラグが発生している
  • ・原本のファイリングができていないため、監査に対応できない

システムを導入したが部門でルールが守られない…。

契約情報は、企業にとって非常に重要な情報です。
事態を重く見たA社様の経営層は、すべての契約書を本部に集約管理することを決めました。しかし、集約管理することで課題となったのは、法務部門における事務の手間が発生することでした。それらを解消するため、鈴与では、下記内容をご提案し、ご採用頂きました。

  • ① お客様システムへの台帳登録サービス
  • ② お客様システムと連動した原本保管サービス

最適な契約書管理を

台帳、原本、画像ファイルなどの管理ルールを統一化し、このルールを各拠点で守っていくことは、とても難しいことです。本来の業務の妨げにもなりかねません。
管理ルールを統一して各部門で管理をさせるのか、法務部などの管理部門に集約して管理するのか、このような判断に迷われた際、ぜひ鈴与へご相談ください。
鈴与では、契約管理にまつわる豊富な経験をいかし、お客様への最適なご提案が可能です。

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