電子契約で法務部門の働き方改革を実現

昨今、「働き方改革」が注目を集めており、多くの企業さまで具体策の検討・実行をされているかと思います。
鈴与では、法務部門の皆さまから「法務部門の働き方改革といっても、何をすればよいのかわからない。」といったご相談を受けることが増えてきています。
そこで、今回は文書管理の観点から鈴与が考える法務部門の働き方改革の手段の一つをご紹介します。

法務部門の契約管理業務とは

法務部門で行っている契約管理業務の代表的なものは、契約内容の審査、契約締結、契約書の管理、他部署からの問い合わせ対応です。
具体的な業務は、下記の通りです。

  • <契約締結前>
  • ・(相手先書式で契約を締結する場合)契約内容の審査
  • <契約締結>
  • ・契約書の作成、発送『①印刷⇒②製本⇒③印紙貼付⇒④押印⇒⑤相手先への発送』
  • <契約締結後>
  • ・相手先押印後の契約書の回収
  • ・契約締結前の審査指摘事項が締結後の契約書に反映されているかどうかの確認
  • ・原本のファイリング、台帳作成、スキャニング作業
  • ・契約期日、保管期限の管理
  • ・保管期限満了書類の廃棄
  • <その他>
  • ・他部署からの問い合わせ対応

契約書の製本、締結後の契約書の内容確認等、原本(書面)がないと成立しない業務が法務部門には多々あります。鈴与では、これらの業務をペーパーレス化の推進によって効率化することで、働き方改革につなげられると考えています。

ペーパーレス化を実現する電子契約

ペーパーレス化を推進するためには、書面契約書のスキャニングと電子契約の活用があります。
電子契約は、まだ導入されている企業さまは多くはないので馴染みのないサービスかもしれません。電子契約とは、電子文書(PDF等)をインターネット上のサービスで交換して、自社・相手先ともに署名することで契約を締結する、という契約の方法です。
書面の契約書をやり取りするのではなく、電子文書(PDF等)をやり取りすることで契約が締結できますので、電子文書が“原本”となり書面契約書が発生しません。

※電子契約の利用には相手先の了承が必要です。

電子契約で働き方改革を実現

電子契約では書面契約書が発生せず、『印刷、製本、印紙貼付、相手先への発送、回収、ファイリング』が必要なくなります。そのため、業務の効率化が実現できます。
また、書面で契約した契約書もスキャニングを行えば、内容をデータで閲覧できる環境が整います。
例えば、契約内容の審査や、締結後の契約書に審査指摘事項が反映されているかどうかの確認には、従来であれば『原本を取り出す⇒閲覧する⇒返却』が必要でした。しかし、データ化されていれば、『検索⇒データ閲覧』で済みますので、業務の効率化が図れます。

電子契約とスキャニングの併用により、書面であるからこそ発生していた業務がなくなり、PCがあれば行える業務が増え、在宅勤務も可能になります。これにより、法務部門の働き方改革につなげられると考えています。

鈴与では、電子契約サービスと書面契約と電子契約の一元管理サービスに対応しておりますので、本サービスをご検討の方はお問合せフォームにてお問い合わせください。

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