スキャニングが順調に進むかどうかは事前準備にかかっている

2017.7.20【 スキャニング(電子化) / ,  】

スキャニングが順調に進むかどうかは事前準備にかかっている

企業で発生する様々な紙の文書。紙文書は、業務効率化や保管スペース削減を目的にスキャニングをすることが当たり前になっています。
そこで、今回は、キホンのキ、「スキャニングのコツ」をご紹介します。
「既に社内で進めているので、スキャニングのコツなんて今さら…」と思われるかもしれませんが、スキャニングにとりかかった後からお困りごとが発生してしまうという企業さまが意外に多いのです。そのようなことにならないためにも、まずはスキャニングのコツをご参考ください。

どんどん溜まっていく未作業分

スキャニングを社内で行っている企業さまからは、よくこのようなお困りごとをうかがいます。

  • ・手の空いた時に、少しずつスキャニングするようにしているが、どうしても未作業分が溜まってしまう
  • ・日中は時間を割けないので、スキャニングをするために残業や休日出勤が発生している
  • ・未作業分がかなりあるので、内容を確認する時には、データの有無を確認し無ければ紙の束から探してと、二度手間になっている
  • ・スキャニングをして紙を廃棄し保管スペースを有効活用するつもりだったが、未作業分がある限り保管スペースが減らない
  • ・データで共有することを目的に始めたのに、未作業分の滞留がある限り、本来の目的が達成できない

このように業務効率化や情報共有、保管スペースの有効活用を目的にスキャニングを進めているものの、何らかの要因で作業が進まず未作業分が滞留してしまうことで、本来の目的を達成できないということが起きている企業さまが多いです。

未作業分が溜まってしまう要因

未作業分が滞留してしまう主な要因はこちらになります。

  • ・誰が担当するかが曖昧
  • ・いつまでに、どれぐらい作業するかのスケジュールが曖昧
  • ・ファイル名の付け方、カラー/モノクロ等、どのようにスキャニングするかのルールが統一されていない
  • ・作業完了までに必要な時間の見込みが当初想定と大幅にずれている

これらを防ぐことがスムーズにスキャニングを進め、後から困らないようにする第一歩です。

事前準備がスキャニングのコツ

スキャニング作業のための“事前準備”が、まさにスキャニングのコツです。進めるべき準備は、1~6の内容です。

1.担当を決める

まずは、スキャニング作業を進めるリーダーを決めましょう。

2.スキャニングのニーズを把握

文書を探すのが大変である、保管スペースを減らしたい、万が一に備えてバックアップをとりたい、情報共有を進めたいなど、困っているニーズを把握します。

3. 対象文書の調査

同じ枚数の文書でも、ステープラーで止められている、サイズや並び順がバラバラ、字の薄いものと濃いものが混在している、古くてボロボロになっているなど、保管の状態によって作業性が大きく異なります。状況によっては、文書の整理から始めなければなりません。また、全部スキャニングする必要があるかの確認も重要です。

4. 作業テストを実施

どれぐらいの時間がかかるのか、実際の文書を用いてテストをします。モノクロかカラーか、細かい字が読める解像度かもあわせて確認します。

5. スキャニングの仕様を決める

テストをもとに、仕様を固めます。仕様を文書にしてまとめることで、作業する人への引継ぎもスムーズに行えます。

6. スケジュールと体制を決める

対象文書の調査と、入力テストの結果をもとに、いつまでに、どこまでスキャニング作業を進めるか、作業計画を立てます。
その際、スキャン作業だけでなく、前作業や後作業にかかる時間も見込んでおく必要があります。文書の取り出しや受け渡し、戻す作業などに、思わぬ時間がかかることがあるからです。

これら1~6の事前準備をしっかりとすることで、スキャニング作業をスムーズに進めることができ、未作業分の滞留も防ぐことができます。
自部署にある文書の事前準備ならまだしも、複数部署にまたがっている文書についてニーズを調査、仕様を決めて、体制を整え…となると、かなり労力がかかります。
鈴与では、事前準備の段階でのサポートも行っておりますので、お気軽にご相談ください。

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