契約書の棚卸でトラブルを未然に防ぐ

2017.5.15【 契約書の管理業務 / ,  】

契約書の棚卸でトラブルを未然に防ぐ

今回のテーマは、「契約書の棚卸」です。
“棚卸”と聞くと、どのようなイメージでしょうか。
原本の有無を把握するために、契約書の一覧表(台帳)を参照しながら所定のファイルに綴じられているかを確認するといった在庫管理に近いイメージではないでしょうか。
鈴与では契約書の棚卸の範囲を広く捉えており、記載内容のチェックや契約期限の有効/失効の仕分け作業なども含んでいます。
その中でも、今回は契約書の記載内容チェック作業に焦点をあてて棚卸のポイントをご紹介します。

「まさか」と思う、契約書が結構ある

保有している契約書がどこに、どれだけあるかの確認作業は、社内監査にあわせて定期的に実施されていると思います。しかしながら、契約書の内容を改めて全件確認する事はほとんど実施されてはいないのではないでしょうか。
鈴与では、お預かりしたお客様の契約書を1件ずつ確認しながら台帳を作成するサービスを行っています。その経験から得た一つの答え、それは「契約書の内容は定期的に確認した方が良い」です。
というのも、「まさか」と思う、契約書が結構あるからです。

そもそも捺印がない

例えば、このような契約書が見つかることが多いです。

  • ①契約締結日の記載がない
  • ②契約開始日の記載がない
  • ③契約終了日の記載がない
  • ④条文の最初の会社名と署名の会社名が異なる
  • ⑤捺印がない

そもそも捺印がない契約書があるなんて、と思われがちですが、実際に捺印し忘れの契約書は存在します。しかも、そのような契約書がある企業さまは少なくありません。また、契約開始日と終了日が空欄であり、他の手段では契約期間が立証できない場合、本契約の契約期間がわからず、不利益を被る可能性があります。不備の内容によっては契約の無効につながることにもなりかねず、非常にリスクが高くなります。以上のようなことから、契約書の内容は定期的にチェックすることが必要です。

棚卸のチェック項目は必要最低限に

契約書内容の全件チェックである棚卸をする際には、あらかじめチェックする項目を決めることと、その項目は必要最低限にすることがポイントです。
せっかく全てチェックするならば、営業活動に役立ちそうな項目を台帳に追加したい、反社会的勢力排除の条文があるかも確認したいとチェック項目は増えがちです。しかしながら、項目が増えれば増えるほど、業務の負担も増えます。その結果、棚卸作業が滞ってしまいますので、チェック項目は必要最低限にすべきです。

例えば、下記の項目をお勧めします。

  • 契約書名、相手先名、契約締結日、契約開始日・終了日、自動更新の有無、
    更新予告期日

実際に棚卸作業をする際には、契約書内容をチェックしながら台帳データを作成、または修正すると、作業を効率的に行うことが出来ます。
契約書の数が多く、自社で実施すると時間がかかってしまう場合は、専門業者に委託することも選択肢の一つですので、ご検討の際は鈴与にお声掛け下さい。

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