バラバラな契約書の管理方法を統一する時のポイント

2017.3.24【 文書管理のノウハウ / , , ,  】

企業の管理部門の方々から様々なご相談を受けることが多く、その中でも「社内にどういった契約書があるのかわからない」は、業種業態問わずお伺いする課題です。
今回は、こちらの課題に焦点をあてて契約管理のポイントをご紹介します。

社内にどういった契約書があるのかわからない

「社内にどういった契約書があるのかわからない」
このような状態になってしまう原因の一つは「契約書の管理方法が統一されていない」ことです。

例えば、このような状態です。

例)その1
A社は、営業拠点が複数あり、拠点で締結手続きをした契約書は、拠点で管理するルールを設けている。管理の基本ルールはあるが、時間の経過とともに拠点で運用しやすいよう管理方法が一部変更され、管理台帳の項目が一部抜けている、スキャニングをしていない、契約書と関連書類をまとめてファイリングしてしまうといったローカルルールができてしまった。

例)その2
B社は、本社の管理部門で契約書をまとめて管理している。契約書の管理方法は定められており、定期的に見直しをしている。
しかし、過去の組織変更の名残で、一部契約書はその当時の管理方法を踏襲している。台帳項目の統一やスキャニング作業が必要になるため、新管理方法への統一作業が進んでおらず、結果として、複数の管理方法が存在する形になってしまっている。

このように契約書の管理方法が全社的に統一されていない状況になると、拠点1か所ずつヒアリングを行わないとどこにどの契約書があるのかを把握することは困難になってしまいます。

契約書の管理方法にバラつきがあることのリスク

契約書の管理方法が統一されていない、管理方法にバラつきがある状態が続くと、下記のようなリスクが生じることがあります。

例えば、

  • ・A部門からB部門で締結している契約書を参考にしたいと問合せを受けると、該当の契約書を保有している部門を探すこと自体に時間がかかるため、本来の業務に割ける時間が減ってしまう
  • ・複数部署で同一の相手方と契約書を締結してしまうといった重複契約のリスクを防ぐことが難しい(トラブルになった時に異なる定めがされていると、どちらの契約内容を採用すれば良いのかわからない)
  • ・原本の保管管理方法も異なるため、原本の紛失リスクがある。

また、管理方法にバラつきがあること自体が、上場の準備や事業売却時にネックになることもあります。上場の準備では、会計処理の根拠書類をすべて網羅的に保管されており、検証可能な状態に整える必要があります。
根拠書類となる契約書は、どこにどの契約書があるかをしっかり管理しておく必要があります。事業売却時には、売却する事業に関する全ての契約書の原本の提出が必要になるため、先ほどと同様に契約書の所在、内容をきちんと管理しておくことが必要になります。

ポイントは原本、台帳、データを紐づけること

管理方法のバラつきを解消するためには、全社統一の契約書の管理方法を再構築し、周知徹底を図ることが必要です。
全社統一の管理方法を決めて運用しても、使い勝手が悪くては管理方法が浸透せず、またローカルルールができてしまうということになりかねません。
そういったことを防ぐために、管理方法を再構築する際には、「契約書の原本、台帳(契約書の一覧リスト)、スキャニングデータの3点を紐づける」ことが重要なポイントになります。
これらの3点が連携していないと、必要な文書・データが探せない(探しにくい)状況になってしまい、結果してローカルルールの発生を促進してしまいます。

例)

◆契約書の原本を確認し、そのスキャニングデータを閲覧する必要がある時、そのデータをすぐに見つけることができない

◆契約書の一覧リスト(台帳)にある管理名と契約書のスキャニングデータのファイル名が同一でないため、データがすぐに見つからない

◆契約書の一覧リスト(台帳)に原本を保管しているキャビネットの場所を記載していないため、原本を探すときに苦労する

契約書の原本、契約書の一覧表である台帳、契約書のPDF等のデータ、これら3点に共通の管理番号を振ることで、それぞれが紐づけられ、必要な時に必要な文書・データをすぐに探し出せる環境が整います。
契約書の管理方法を見直す際、「原本、台帳、データの3点に共通の管理番号を振る」という運用を組み込むことが重要なポイントになりますので、ご参考ください。

既にある全ての契約書を対象に管理番号の付番を実践しようとすると、契約書が多いほど手が回らなくなると思います。その場合は、専門会社に依頼するのも一つの方法ですので、選択肢の一つにご検討ください。

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