文書を活かしつつ守る!

「管理」と「活用」を両立してこそ文書管理

2014.4.2【 文書管理のノウハウ /  】

「管理 と「活用 を両立してこそ文書管理文書管理とは、重要書類をカギのついた保管庫に入れたまま眠らせておくことではありません。文書は、人から人に伝えるべき情報を伝え、「活用」されてこそ価値があります。しかし一方で、文書が多くの人の手を介して「活用」されるほど、紛失・盗難・情報漏洩といったリスクが大きくなります。こうした危険から文書を守るために、「管理」という考え方が重要になります。
「活用」と「管理」。一見相反するように見える2つを両立させる。これこそが、文書情報を扱う上での肝であり、難しさでもあるのです。

文書は、「活用」してこそ価値がある!

会計伝票や稟議書、契約書、図面など、みなさんは日々の業務の中で、さまざまな文書を作成したり、関係者の間で回覧や承認を行ったりしているはずです。また、お客様から申込書や仕様書をお預かりすることもあるでしょう。
こうした文書は、社員の知識やノウハウ、そして、お客様の情報が詰まった大切な「情報資産」。その情報を蓄積し、整理して、必要なときに必要な情報を「活用」できる状態にしておくことで、文書は価値を発揮します。そして、仕事の質や効率を高めることにもつながっていきます。

文書の活用は、仕事の質と効率を高める!

「管理」されない文書は、多くのリスクにさらされる!

そして、企業として文書を扱う以上、コンプライアンス(法令遵守)やガバナンス(内部統制)の観点からも、きちんとしたルールと仕組みのもとで「管理」を行う必要があります。
万が一、文書情報が紛失または流出し、それがお客様の機密情報や個人情報であった場合、損害賠償や企業のイメージダウンといった大きなペナルティが待ち受けています。

文書を扱うとき、常にリスクが伴う!

文書を、活かしつつ守り、守りつつ活かす

ここまで述べてきたように、「活用」と「管理」という考え方が、文書情報を扱う上での2本柱となります。そして、この2つの柱は、水と油のように相容れにくい関係にあります。
文書を活用するためには、社内のみんなが手軽に、必要なときに必要な文書を利用できる状態にしておくことが望ましい。その反面、情報が本来の目的以外のことに利用されないように、しっかり手綱を引き締めておかなければならない。いざ文書管理に取り組もうとすると、多くの企業がジレンマに直面することになります。

「活用」と「管理」どうバランスをとる?

このような板挟み状態を経験した企業は、「文書管理を組織的に行うのは難しい」「非常に手間がかかるというネガティブなイメージを持ってしまうことでしょう。しかし、ここから脱却する方法は存在します。“文書を活かしつつ守り、守りつつ活かせる”仕組み。それを実現させるのが、真の「文書管理」なのです。

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