紙からPDFデータでの運用に変えるには

2017.2.6【 文書管理のノウハウ / , , ,  】

ファイルの中身を探しやすくするには?

業務を効率化する手段の一つに、「紙書類のスキャニング」があります。今回は、業務効率化のために始めたスキャニングが途中で進まなくなってしまう原因と、そうならないためのスキャニングのコツをご紹介します。

紙での運用から、スキャニングしたPDFデータを活用する運用へ

「業務上、たくさんの紙の書類が発生している。そのため探す際に時間がかかる。また書類の出し入れが多く、紛失リスクやファイリングの負担を軽減したい。そこで、紙をスキャニングし、PDFデータでの運用に変え、業務効率化と、書類紛失リスクの低減を図りたい。」と、多くの企業さまから寄せられる要望です。
実際に、お客様に詳しくお伺いしてみると、「実際には、運用方法を変更しようにも、なかなかうまくいかない…」とお困りの方が多く、その原因として“社内でのスキャニング作業”がネックとなっていることがあります。

思っていたより手間がかかるスキャニング

社内でスキャニングを実施されている多くの企業さまでの課題として、最初は順調に進んでいても、途中からうまく進まなくなることがあると伺います。
例えば、このようなことが挙げられます。

紙の量が多く、スキャニングに何か月もかかる。その間、紙とPDFデータを併用して運用になるので、現場の負担が増してしまう。

スキャニングしたPDFデータの画像の精度が悪く、結局紙を閲覧していることがある。

スキャニング業務のスケジュール管理が大変。

人手と時間を確保するのが難しい。

作業をする人が変わるたびに、引継が必要。ちゃんと引継が出来ないと、解像度や書類の向きなどスキャンのやり方がだんだん変わってしまう。

また、契約書のスキャニングは特に手間がかかります。

製本されているので、1ページずつめくりながらスキャニング。そのため時間がかかり、どこまでスキャニングしたかがわからなくなることもある。

サイズも状態もバラバラな付属書類がある上に、それらを契約書とまとめて1ファイルにするなど、手間がかかる。

上記のような理由から、社内でのスキャニング作業は、当初想定していたよりも手間がかかることがあります。
そのため、「途中までスキャニングをして、そのままになっている」、「何か月も時間をかけているが、終わらない」、「スキャニングしたデータが活用できる状態にない」といったことが起こり、紙からPDFデータへの運用変更が進まなくなります。

スキャニングを効率よく進めるために

紙からPDFデータへの運用変更をスムーズに進めるためには、スキャニングを効率よく進めることが重要です。そのためには、事前準備をしっかり行います。具体的には、下記の流れに沿って行います。

①スキャニングをする目的の確認
(検索性を高めたい!情報を共有化して活用したい!)

②対象文書の調査
(重要度・種類・年月・保管状態別に実施しましょう)

③入力作業テスト
(1時間当たり何枚?画像品質は充分?)

④仕様を決める
(1冊単位でフォルダを作って、200dpiでスキャニングしよう!)

⑤スケジュールと体制を決定
(年末までに、担当者3名で完了させたい!)

それぞれの詳細は、「スキャニングの効率を高める 事前準備とワークフロー」の記事に掲載していますので、ご参考下さい。

ここまでしっかりした事前準備をすることが難しい場合、専門業者に外注することも一つの選択肢です。

例えば、

自社内で処理出来ない量である。

製本されているものや大判の書類が多い。

社内で人を充てられる余裕がない。

上記のいずれかにあてはまる場合、外注した方が、効率がよくコストも抑えられることがあるので、選択肢の一つとして、検討してみて下さい。

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