ファイルの中身を探しやすくするには?

2016.11.16【 文書管理のノウハウ / , , ,  】

ファイルの中身を探しやすくするには?

今回は、ある不動産賃貸管理会社様でのファイリング方法を一例に、ファイリングのポイントをご紹介します。

関連書類をまとめてファイリング

こちらの不動産賃貸管理会社様では、管理物件ごとにファイルを分け、賃貸契約書と運転免許証のコピーや入居前の状態が分かる写真など付帯文書をまとめて格納しています。ファイルの背表紙には、管理物件名、管理コードを明記し、管理コード順に事務所内のキャビネットに保管しています。

ファイリング方法がバラバラ

1つの管理物件に関する業務を複数人で共有しており、新しい書類が発生した時には、各人が書類の追加、差し替え、取出しを行っています。例えば、賃貸契約を更新した時や借主が退去した時には、それまでの文書は取り出され、新しい借主の賃貸契約書や付帯書類と差し替える作業を行います。
“この書類は管理物件用のファイルに格納する”など、ファイリングの大まかなルールは決まっていても、“それをどの順番でファイルするか”といった細かいルールは決まっておらず、担当者が書類の追加等を行う度に、それぞれの判断で書類ファイリングをしていました。
1つのファイルが辞書のように厚くなってくると、必要な書類を探すのにも一苦労。すぐに見つけることが出来ず、困っていました。

あらかじめ間仕切りをセットしたファイルを用意

そこで、解消法の1つとして、書類の間仕切り(ファイル用インデックス/仕切りファイル)の活用を実施されました。
例えば、このようにどこに何をファイルするかを指定します。

1番目の仕切りは、オーナーとの契約書。

2番目の仕切りは、借主との契約書。

3番目の仕切りは、建物の修繕記録。

4番目の仕切りは、…

5番目の仕切りは、…

覚えやすくするために、色つきの間仕切りを使用するのも効果的です。

そして、運用する時は、このような流れです。

①あらかじめ、間仕切りがセットされているファイルを用意。

②新規案件発生時に、間仕切りセット済みファイルに管理物件名、管理コードを明記して担当者へ。

③各担当者がルールに沿って、書類をファイリング。

※①~③の繰り返し。

ファイリングのルールが統一されたことで、誰が見ても書類を探せる/ルール通りにファイリング出来る環境が整い、担当者の書類探しの負担を軽減することが出来ました。

こちらの会社様では、本社兼営業所が1か所でしたが、拠点が複数ある場合や、管理物件が何十万件という規模になった場合は、Webシステムを利用して効率的な管理と情報共有を行う方法も一案です。

鈴与では、文書保管やスキャニングだけでなく、文書管理ルールの構築支援や管理台帳の作成、更にはシステムを活用した文書管理に関する様々な課題解決のノウハウを持っておりますので、書類の管理にお困りの際は、お声掛け下さい。

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