こうすればすぐに探せる!不動産賃貸借契約書のファイリングのポイント

2016.9.29【 契約書の管理業務 /  】

こうすればすぐに探せる!不動産賃貸借契約書のファイリングのポイント

不動産管理業の皆様、「賃貸借契約書が必要になった時、すぐに見つからなくて困った」ことは、ありませんでしょうか。
今回の虎の巻のテーマは、「不動産賃貸借契約書のファイリング」です。
弊社サービスをご利用いただいている不動産管理業さまの事例をもとに、賃貸借契約書のファイリングのポイントをご紹介します。

担当者ごとに賃貸借契約書を管理

こちらの企業さまでは、担当者が賃貸借契約書を保管していました。そのため、担当者によりファイリングルールが異なっていました。管理物件の50音順で並べる人から、オーナー様毎に並べる人。チューブファイルの1ポケットに1件ずつ格納する人、または1ポケットに入れられる分だけ格納する人など、担当者がやり易い方法でファイリングしていました。

担当が不在だと契約書がすぐに見つからない

担当者別の管理方法だと、「必要になったときに、必要な賃貸借契約書を探せない」という課題がありました。担当者が不在にしていると、ファイリングルールがわからないので、他の人が探せない。
原本持ち出しの繰り返しにより戻し間違いが起き、ルール通りに探しても見つからない。

探しやすいファイリングとは?

すぐに賃貸借契約書を見つけにくい現状。これからも賃貸借契約書は増える一方。このままではマズイ!、なんとかしなくてはと、ファイリングの見直しをされることになりました。

まずは、「物件コード(管理番号)を付与すること」を始めました。
賃貸借契約書の原本に、物件コードを記入し、契約書の一覧リスト(台帳)にも同一の番号を付番。これにより、原本または契約書の一覧リスト、どちらからでも物件コードをもとに探せるようになりました。
そして、原本の紛失リスクを低減するために契約書を全てスキャニングし、契約書の確認は原本ではなくデータで行うこととしました。スキャニングデータのファイル名を物件コードとすることで、原本、台帳、データに共通の番号が付番されている環境を整えました。
この「①原本、②データ、③台帳が連携していること」が、契約書を管理する上で、とても重要です。この3つが連携していれば、必要な時に必要な文書・データをすぐに探し出せる環境が整います。
こちらの不動産管理業の企業さまには、賃貸借契約書が探しやすくなったことで、探すストレスが軽減されたと大変喜んでいただけました。

「①原本、②データ、③台帳の連携」は、どのような種類の契約書の管理にもあてはまります。(詳細は、契約管理の落とし穴へ)ファイリングでお困りの方は、参考にしていただけると幸いです。
また、過去に締結した契約書の数が多く、自社内でファイリングを見直すことが難しいという場合は、外部の会社に委託することも出来ます。特に鈴与は、賃貸借契約書の実績が豊富ですので、検討される際にはご相談下さい。

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