鈴与の文書管理サービス導入事例 ♯06 不動産管理業

ファイリングするのは契約書だけじゃない!不動産賃貸の文書管理

2016.3.29【 契約書の管理業務 /  】

ファイリングするのは契約書だけじゃない!不動産賃貸の文書管理

通常の商談などでは、契約が成立した後に契約書を作成して捺印や署名などが履行されます。その管理については、原本を案件ごとにファイリングしてキャビネットや書庫などで保管するのが一般的です。しかし、こうしたアナログな管理形態では原本を探すのに手間がかかるため、結果、総務部や法務部の人が仕事の手を止めて、閲覧要望のあった契約書探しに奔走するケースが少なくありません。その改善策として挙げられるのが契約書の電子化です。
と、ここまでは以前「総合エンターテイメント企業の契約書管理」の事例で紹介した通りです。今回ご紹介する事例も、同様に契約書の電子化についてです。ただし不動産賃貸の場合、1つの物件に対して複数の契約書(複数の入居者)が発生するばかりでなく、不動産契約ならではのさまざまな付帯文書が発生します。そのため、入居者が多くなればなるほど保管すべき文書も増え、その管理方法そのものを抜本的に見直す必要が生じていらっしゃいました。

借主のライフスタイルによって異なる賃貸契約書

不動産の賃貸契約書の管理方法は、次のようにイメージしていただくと分かりやすいと思います。ある不動産管理会社が一括して物件を管理する場合、まず、賃貸物件である「○○ハイツ」という大きなファイルを用意して、その中に、部屋ごとのフォルダを用意して借主の賃貸契約書を個別に管理します。
そこで異なるのが、借主それぞれのフォルダの厚さです。なぜなら、不動産の賃貸契約を行う場合は賃貸契約書以外の付帯文書も一緒に管理しなくてはなりません。たとえば運転免許証の写しやペット可の物件の場合は飼っているペットの写真、さらには入居前のクリーニングの状態が分かる写真など、その他さまざまな情報を添付しておく必要があります。これに加えて、2年ごとの更新時に発生する新たな賃貸契約書のほか、借主が退去した場合はそれまでの文書は取り出され、新しい借主の賃貸契約書や付帯書類と差し替えられることになります。このように、同じ「○○ハイツ」であっても、借主の居住期間やライフスタイルによって管理すべき文書量が違い、流動的な性質を持っているのが不動産の賃貸契約書の特徴です。

イラスト:借主のライフスタイルによって異なる賃貸契約書

電子化から原本管理まで、鈴与がワンストップで

こうした賃貸契約書がすでに3万件以上。今回の事例企業さまでは、それらの管理を全て手作業で行うことに行き詰まりを感じており、なおかつ、社内のスペースでは保管しきれない状況にありました。そうした中で、1.すべての文書の電子化、2.鈴与が構築するシステム・サーバの活用、さらには、3.原本の管理まで、賃貸契約書の管理を一括して鈴与にアウトソーシングしていただくことになりました。
ここで大きなポイントとなったのは3.の原本管理についてです。「原本からスキャナー読み取り」→「電子化して保管」→「必要時の検索機能」→「必要時プリント」ここまでのお手伝いは他社のサービスでも対応できます。しかし、最低5年間は法定管理が求められる賃貸契約書はよりセキュアな環境で管理することが大前提となります。鈴与の「契約書管理サービス」ならお客さまが求める3つの条件を外部業者に委託することなくワンストップでお応えできる。ここがご依頼いただく決め手となりました。このサービスを導入したことで、職員の手間が軽減されたことはもちろん、それまでオフィスに鎮座していたキャビネットが姿を消し、ファイリング専門の派遣社員にかけていたコストが大幅に削減されました。

イラスト:電子化から原本管理まで、鈴与がワンストップで

使い慣れた仕組みを活用しつつ飛躍的に業務効率が向上

不動産管理業の場合、取り扱う物件は自社の基幹システムで管理しているケースが一般的です。しかし、そこで管理されている情報は賃貸契約書(その他の付帯文書も含む)の内容が全て反映されているわけではなく、賃貸契約における基礎情報のみという場合がほとんどです。
事実、今回の事例企業でも、契約の更新はもちろん、部屋の不具合や住民間トラブルなどに対処する場合はオフィスキャビネットや書庫の中からその都度賃貸契約書を探したり、そこで発生していた新たな文書を手作業でファイルに綴じる手間が発生していた次第です。
こういった賃貸契約書ならではの管理を鈴与にお任せいただければ、基幹システムの情報と電子化データ、原本の3つをバーコードで紐づけたシステム構築が可能。新システム導入時に発生しがちなITストレスを感じることもなく情報にアクセスすることができます。つまり、すべてのシステムを刷新するのではなく、慣れ親しんだ仕組みを踏襲しつつ飛躍的な効率化を目指すもの。それが鈴与の「契約書管理サービス」です。

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