鈴与の文書管理サービス導入事例 ♯05 製造業

段々と劣化してゆく図面を守るには

2016.3.15【 文書管理のノウハウ /  】

段々と劣化してゆく図面を守るには

建設物や機械の設計結果を記した「図面」。
近年はコンピュータでの作成が主流ですが、それ以前のものは紙に手書きで作成されています。
今回は、多くの紙の図面を保有されている企業さまの事例をご紹介します。

約100万枚の図面を所有

ある会社さまでは、精密機械の製造を行っておりその図面を社内の保管庫で保管されています。
機械は寿命が長いため会社設立時からの図面が全て保管されており、最も古いものは昭和30年代に作成されたものです。そのため、紙の図面の数は約100万枚。さらに、一部はバックアップデータとしてのマイクロフィルムにも保存しています。

機械の保全・修理・リプレイス等で図面を閲覧する際には、保管庫に常駐しているスタッフが閲覧依頼を受ける度にスキャニングし、図面管理システム上で閲覧できるようにしています。

マイクロフィルムから酸っぱい匂いがする

ある時、保管している図面を確認した際、マイクロフィルムから酸っぱい匂いがしていることに気づきました。いわゆる、ビネガーシンドロームの状態であり、画像が劣化している可能性がありました。該当のマイクロフィルムは、1959年頃~1980年代後半まで主流であったアセテートベースフィルム(TACベース)であり、現行主流のポリエスターベースフィルム(PETベース)よりも劣化のリスクが大きいものです。
また、青焼きの図面には、時間の経過により変色し一部が消えかかっているものもありました。
「古い紙の図面は他にも数多くあり、他にも劣化が進んでいるものがあるかもしれない!」ということで、こちらの会社さまでは、図面のスキャニングを一気に進めることになりました。

図面のスキャニングにより思わぬ効果が

常駐スタッフによるスキャニング作業を行っているものの、スキャニング済みは全体の30%程度。単純計算で、紙の図面はあと70万枚あり、マイクロフィルムもあります。
事業に支障をきたさずにスキャニングによる図面の保全を進めるために、スタッフによる作業と並行して外部会社(鈴与)にも委託することにされました。
1年かけて全てのスキャニングが完了し当初の目的であった図面の保全を実現することが出来ました。また、スキャニングを実施するにあたり全ての図面の棚卸をしましたので、以下のような効果もありました。

・台帳通りに全ての図面があるかどうかを確認することができた

・関係のない文書が一緒に保管されていたが、それを取り除くことが出来た

・年に一度、保管庫の棚卸をしていたが、図面の出し入れが大幅に減ったことで棚卸の項目が少なくなり、その手間と時間が大幅に削減された

結果として、図面の保全だけでなく、従業員の皆様の負担軽減につながる結果となりました。

鈴与では、企業の最も重要な機密文書の1つにあたる図面を万全のセキュリティでお預かりするために、図面の引取からスキャニング、返却までを請け負うことが出来ます。図面スキャニングをご検討の方は、一度お声掛け下さい。

文書管理サービスの資料請求/ご相談はこちら

完全保存版「契約書管理 指南書」ダウンロード

特別版「文書管理 虎の巻」ダウンロード

契約書管理 指南書ダウンロード

文書管理 虎の巻ダウンロード

文書管理サービスの資料請求/ご相談はこちら

文書管理 虎の巻メールマガジンご登録はこちらから

Suzuyo文書トータル管理サービス