契約管理の落とし穴

契約の更新時期、新規契約の発生などが重なると契約書を見返される機会が増え、それを機に、契約書の管理を見直されることが多く、弊社にも契約管理のお問い合わせが多数寄せられています。
そこで今回は、契約管理の最適な方法について“契約管理の落とし穴”と題してご紹介します。

契約書の管理方法はさまざま

契約書の管理方法は、共通点はあるものの企業さまごとに多種多様です。
例えば・・・

・契約書の原本を鍵のかかるキャビネットに保管し、担当支店別にファイリングしている

・契約書はすべて電子化。データは、共有フォルダに格納し、情報共有できるようにしている

・契約書の一覧リスト(台帳)をexcelで作成している

 等々です。

そして、前任者から引き継いだものに都度、必要な変更を加えながら運用しているケースが多いです。担当者の変更や監査での指摘など、何かのきっかけで、運用方法は適しているか見直されることがあります。

原本、データ、台帳の連携はとれていますか?

契約書の管理の見直しを検討されている企業さまには、課題を明確にするために以下のような質問をさせていただいています。

・契約書の原本を確認し、そのデータを閲覧する必要がある時、そのデータをすぐに見つけることは出来ますか?

・契約書の一覧リスト(台帳)にある管理名と契約書のPDFデータのファイル名は同一ですか?

・契約書の一覧リスト(台帳)に、PDFデータのハイパーリンクを貼っていても、リンク先はフォルダになっていませんか?フォルダの中から、該当のデータを探していませんか?

これらの質問は、”原本”、”データ”、”契約書の一覧リスト(台帳)”がそれぞれ連携しているかを聞いています。1つでもNOがあると、それぞれが連携しておらず、”原本”から”データ”、”契約書の一覧リスト(台帳)”から”データ”、”契約書の一覧リスト(台帳)”から”原本”とスムーズに必要な文書・データが探せない(探しにくい)状況にあると言えます。

原本、データ、台帳の連携が契約管理の肝

契約書の原本はしっかりファイリングしてある、原本はスキャニングしてあり、付随資料とともにフォルダに格納している、契約書の一覧リスト(台帳)がある、と個別にみればしっかりと管理されている。
それでも、不便に感じることがある。
それは、“原本、データ、台帳が連携していない“ため。これが契約管理の落とし穴です。
一つ一つがしっかり管理されているのにそれぞれがバラバラなため、不便が解消されていない。これはとても、もったいないです。
では、“原本、データ、台帳”これらを連携させるためにはどうすれば?
それは、「管理番号を振ること」です。

契約書の管理の流れに当てはめると、下記の通りです。

1.お客様と新たに契約書を締結

2.契約書を保管する際、契約書の原本に管理番号を記載する

3.原本をスキャニングし、ファイル名はその管理番号にする

4.契約書の一覧リスト(台帳)に該当データのハイパーリンクを貼る

“原本、データ、台帳”に共通の管理番号を振ることで、それぞれの連携を実現することが出来ます。必要な時に必要な文書・データをすぐに探し出せる環境が整いますので、契約先や他部署からの問い合わせ時に、契約書を探す時間が短縮され、業務の効率化につながります。さらに、過去の契約書を閲覧しやすくなったことで新たに契約書を作成する際に参照しやすくなり、作成にかかる時間を短縮することが出来、契約条件の記載漏れといったリスクも低減することが出来ます。

既にある全ての契約書を対象に管理番号の付番を実践しようとすると、契約書が多いほど手が回らなくなると思います。その場合は、専門会社に依頼するのも一つの方法です。自社内で実施するよりも専門会社に委託した方が、正確に実施し、コストも抑えることが出来ます。また、原本、データ、台帳を連携させる便利な契約書管理システムもあるので、検討してみて下さい。

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