領収書はスキャンすれば廃棄できる?

2015.9.29【 文書管理のノウハウ /  】

領収書はスキャンすれば廃棄できる?!

今回は、2015年9月30日の承認申請分から適用される“e-文書法の規制緩和”についてご紹介。

e-文書法とは・・・?

e-文書法。。。聞きなれない法律の名称です。。

この法律、2005年に施行されているのですが、みなさんご存知でしたか?

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」(通則法)、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(整備法)の総称

簡単に言うと、これまで紙での保管が義務付けられていた文書が、紙をスキャンしてそのデータを定められた条件に則って保存すれば、紙を保管する必要がないという法律です。

この文書は5年、これは7年と法定保存年限が決められている文書については、紙のままで保管をしなくてはならず、皆さんのオフィスでも膨大な数の文書を保管されているかと思います。

この大量の文書が、スキャンすれば廃棄できるなんて、とても便利だと思いませんか?

しかしながら、2005年に法律は施行されているのに、文書箱の量は全く減らず、むしろ年々増えている企業の方、多いのではないでしょうか。

その理由は、2005年の施行時では、色々と厳しい条件があり、中々進まなかったのではないかと言われています。例えば、2005年のe-文書法施行時に、領収書・契約書のスキャン後の廃棄が可能になりましたが、「3万円未満」の領収書に限ると上限が定められていました。

3万円の上限が撤廃される?

そこで、今回の規制緩和です。

2015年1月に平成27年度税制改正大綱の閣議決定により、e-文書法の規制緩和が決まりました。内容は、条件を満たせばスキャンしてデータ保存するための規制を緩和するというものです。

例えば、接待の飲食代、業務に必要で購入した書籍代、日々たくさん発生している領収書、これも規制緩和の対象になります。

営業担当は、領収書を経理処理するために、必要書類を添えて経理に提出し、経理部では処理後、その文書を全て保管する作業をしているかと思います。

でも、領収書って、日々発生しますよね?特に、営業担当が多い企業では毎日発生している可能性があります。その大量の領収書を3万円未満と3万円以上に分け、これはスキャン、これは紙のままと処理するのは大変です。

この3万円の上限がネックになっていたので、今回の規制緩和ではこの上限が撤廃されました。これによって、条件を満たした上、領収書をスキャンすれば、紙は廃棄できるようになりました。領収書を紙のまま保管しておく作業がなくなり、業務の負担が軽減される効果が期待されています。

日々の業務の流れの見直しを

今回ご紹介した領収書は一例ですが、対象となる文書は契約書など他にも様々です。

実際、紙での保管からスキャンしデータ保存に変えるには、日々の業務の流れの見直しが必要になります。どちらの運用が適しているかは、文書の量などから企業ごとに異なります。現在の業務の流れよりも効率化が図れそうか、それともそのままの方が良いか、一度ご検討されてみてはいかがでしょうか。

データ保存が認められるためには、タイムスタンプの付与や適正事務処理要件を満たすといった条件が定められています。それらの条件を満たすためのご不明点、ご質問などがございましたらお気軽にお問い合わせください。

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