事例紹介 書類の廃棄作業のお困りごと

2015.4.16【 文書管理のノウハウ /  】

書類の廃棄作業のお困りごと

ちょうど今、レイアウト変更の準備をされているお客様から、廃棄作業のお困りごとをお伺いしたので、今回の番外編では、そちらをご紹介します。

他部署と事務所スペースを共有することになり、事務所のレイアウト変更を控えているある会社のA部。
事務所の広さは、そのまま。でも、人員は5名増員。
キャビネットの数は増やせないので、書類を減らして、スペースを空けることに。
保存対象文書は外部倉庫へ預ける、電子化して原本を廃棄する、不要になった書類の廃棄を進め、書類量の削減を行っています。

書類廃棄のお困りごと

書類の廃棄を進めるに当たりこのようなことが多く、お困りでした。

  • ・大量の紙を触るため手を切ってしまって、小さな切り傷が出来て痛い
  • ・ファイルから書類を抜き取るので、大量に中古の空ファイルが出る。しかしながら、それらを収納する場所がない。せっかく空いたスペースに中古の空ファイルが入っている
  • ・ファイルから書類をどうやったら素早く楽に抜き取れるかいろいろ試すが、結局、一枚一枚、抜き取る方が早かったりする
  • ・急いでいる時に限って、シュレッダーが詰まってしまう
  • ・ホッチキスを外す作業が地味に大変
  • ・ビニール袋を取り替えるとき、ビニール袋に収まりきらなかった小さな紙片が散らばる
  • ・ビニール袋に詰め過ぎて、袋が破れて紙片が散らばる

シュレッダーの作業負担を軽減するには?

シュレッダーもたくさん書類があると時間がかかって大変ですよね

シュレッダーにかかる時間、弊社で計測した結果によると、

■段ボール1箱(20kg)当たり

クリップやホッチキスの針を外す作業 19分
シュレッダーにかける作業+裁断後、袋詰めする作業 43分

合計62分かかります。

作業の負担を軽減するために、シュレッダーの代わりにエコポストを使用することをご提案します。
エコポストに機密書類を投入し、満杯になったら専用車両が機密書類を回収にし機密末梢処理の手配をするサービスです。
シュレッダーに関する一連の作業がなくなり、書類をエコポストへ投入するだけになるため、シュレッダーのビニール袋取り替え作業などの負担が軽減されます。

廃棄作業の手間でお困りの方は、エコポストの活用もご検討下さい。

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