ゼロからわかる文書管理 其の二
まず、社内の実力者たちに理解を得よう!

プロジェクトを立ち上げて、文書管理をスタートさせる

2015.2.23【 文書管理のノウハウ / ,  】

自社の課題を見極めて、文書管理の目的を明確にする

問題意識の温度差とでも言いましょうか。文書管理については、総務部門と現場の間にはちょっとした溝があるようです。この溝を埋めて、社内文書を守り、活用させて会社を発展させていこうとするなら、いろいろな人の力を借りねばなりません。そこで今回は「文書管理の推進体制づくり」について考えます。

1.キーパーソンを揃えて現場に本気度を見せる

文書管理は大事なことだと分かっているけど、日々の仕事に追われて後回しになっている。社内を見渡してみても、文書の整理は個人の裁量に任されていて、年末になってようやくシュレッダーが大活躍し始める…。よくありがちなケースです。これじゃあマズイ!と、皆さんが文書管理への取り組みを進めようとしても、あちらこちらから、こんな声が聞こえてくるのではないでしょうか。「そんなヒマないよ」と。

会社の中で、何か新しい取り組みを始めようと思う時は2つの要素が大事だと思います。1つは、全員が同じ意識をもつこと。もう1つは、そう思わせるだけの影響力を持った人をプロジェクトのオーナーにすること。文書管理への取り組みも同じで、総務部門だけがどれだけ声を張り上げてもなかなか上手くいきません。役員クラスの方をオーナーとして、さらに、実行力や行動力を持つ各部門のキーパーソンを巻き込みプロジェクトをつくり、現場に本気度を見せることが文書管理をスムーズに進めていく鍵となります。

Point

総務部門だけで頑張らない

文書管理推進プロジェクトをつくろう!

役員をプロジェクトのトップに据えよう!

各部門のキーパーソンを巻き込もう!

2.文書管理は自分の仕事も楽にする

人を巻き込むためには、文書管理を行う大義名分を立てる必要があります。ただ、ここで注意したいのが、真正面からその意義を伝えようとしても相手の心に響きにくいということ。文書管理の本質は、文書の有効活用や保護を行い会社の持続的成長を目指すことです。しかしこれは経営的な視点であって、なかなか現場の当事者意識にはなりえません。そこでまず、総務部長を文書管理プロジェクトリーダーとして総務部内で取り組みのフレーム(推進計画のたたき台)をつくり、文書管理が、自分たちの仕事にも実質的なメリットをもたらすことをメンバー全員に理解していただくことが望ましいでしょう。

その場合、文書管理に取り組む目的を「業務の効率化」に絞って説得するとリアリティがあります。業務の効率化が実現できれば、必要な情報を短時間に取り出せることができるようになり、自分の本業に集中できるようになります。また、間違った情報を使用するリスクも減ります。つまり「文書管理を行えば、生産性が向上して自分たちの仕事も楽になる」ということをしっかりと理解していただくことが肝心です。その後は、皆さんがサポート役となり、具体的なゴールを定めて、いつまでに、誰(どの部門)が、どのような役割を担っていくかをプロジェクトメンバー全員で決めていきます。またこの時、途中経過を数字で確認できる仕組みをつくることで、目標達成に向けた励みにもなりますし、計画の見直しを行う場合も役立ちます。

Point

効率化を目的としてメンバーの理解を得よう!

何をどのくらい減らしていくか目標値を決めよう!

目標をいつまでに達成するか期限を決めよう!

それぞれの役割分担を決めよう!

途中経過は数字で可視化できる仕組みをつくろう!

3.メンバー全員で本気度を共有する

推進体制づくりの最終段階は、プロジェクトメンバー全員の意識の共有と、具体的な実施方法とスケジュールの確認です。ここで大事なことは、各部門の代表者が全員参加できる日時を選んでミーティングの場を設け、オーナーの口から改めて文書管理の必要性(業務効率と生産性の向上)をプロジェクトのメンバーに伝えてもらうこと。つまり、まずオーナーが文書管理に取り組む本気度を示し、各部門のキーパーソンたちにも文書管理の取り組みに本気になってもらうことです。

《意識共有のサクセス・フロー》

1.総務部門が文書管理プロジェクトを立ち上げる

2.役員にプロジェクトオーナーを依頼する

3.メンバー全員が参加するミーティングを設ける

4.オーナーがキーパーソンたちに本気度を示す

5.キーパーソンたちが持ち帰り現場スタッフたちに本気度を示す

ここからは各部門で割り当てられた役割に則って実際の取り組みを実行していくわけですが、途中で必ずPDCAのサイクルを使って見直していかなくてはなりません。PDCAとは本来、どのようにすれば効率よく仕事を行えるようになるかを検証するビジネス理論のことをいいます。
PはPlan:計画を立てる、DはDo:実行する、CはCheck:評価する、AはAction:改善する、を表し、このサイクルをグルグル回すことで、実行したプランが次第にブラッシュアップされていきます。文書管理も同じで、実行したことは必ずチェックして改善する。そして計画を立て直して再び実行する。といったように、単に実行しただけで満足するのではなく、常に見直しながら改善していくことが大事です。

文書管理の本質は、持続的成長の礎

次回は、文書管理に取り組む上での「ガイドラインづくり」をテーマにお届けします。

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