机、キャビネットの文書整理のポイント

2014.12.25【 文書管理のノウハウ /  】

番外編1

虎の巻、番外編をお送りします。
日々の業務の中で、ちょっと役立つ文書管理のポイントをご紹介していきます。

さてさて、年末の大掃除の時期がやってきましたね。
新年を気持ちよく迎えるためにも、オフィスはキレイにしておきたいものですね。

大掃除の時に、机の中やキャビネットの文書も整理される方は多いのではないでしょうか。
そこで、大量の文書をまとめて整理するときの鈴与が考えるポイントをご紹介。

ポイント:最初に保管・保存・廃棄のルールを決める

クリアファイルに入っている文書、平積みにしている文書、改めて見返すと、
1年以上見ていない、重複している、情報が古いなど、シュレッダー行きの文書、けっこうでてきませんか?
この声、どこの会社様でもよく伺います。

アメリカのナレムコ(国際記録管理協議会)の統計によると、事務員が参照する文書の90%は過去半年以内に作成された文書で、1年以上前に作成された文書を参照する確率は1%以下なのだそうです。
ほとんどの文書は時間の経過とともに、活用度が下がっていくのです。

そこで、文書を3種類にわけることをお勧めします。

活用度が高い文書は、『保管』

業務の中でたびたび使われる文書や、今後も参照・利用する見込みが高い文書は、活用度が高い文書として、『保管』
いつでも参照できるように、引き出しの中や近くのキャビネットへしまいましょう。

活用度が低い文書は、『保存』

当面誰も使う予定が無くても、法的に保存年限が決められている文書は、活用度が低い文書として、『保存』
事務所内で文書を保存できるスペースが十分にない場合は、別の安全な施設で管理するか、外部に保存を依頼しましょう。

不要な文書は、『廃棄』

不要になった文書は、『廃棄』
情報漏えいなどのリスクを考慮し、安全に廃棄処分するために溶解処理業者などに委託しましょう。

業務にあわせて、それぞれの基準・ルールを決めれば、仕分けの作業がぐっと楽になります。
あとで、あの文書も保管だった、廃棄だったと文書の山の中から探すことが減る効果も。
ぜひ、“まず、最初にルール決め“をお試しください!

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