文書を整理して、使いやすく保管する

紙文書のファイリングとスキャニング

2018.10.9【 文書管理のノウハウ / , , , , , , , , , ,  】

紙文書のファイリングと電子化文書情報を効率的に活用するためには、文書を分類・整理して、必要に応じて使いやすいように保管することが重要です。
そのための第一歩は、「ファイリング」。効果的なファイリングの仕組みを構築することで、次のようなメリットを得ることができます。

ファイリングの4つのメリット

  • 1.文書検索時間の短縮
    大量の文書の中から必要な書類をすばやく探し出し、手間と時間を省くことができる。
  • 2.保管スペースの削減
    保管期間を過ぎた文書をいつまでも置いていたり、同じ文書を重複して保管してしまったりといった、スペースのムダを省くことができる。
  • 3.情報の共有化
    文書をわかりやすく分類して、整理することで、文書を組織的に共有し、情報資産として役立てることができる。
  • 4.文書管理ルールの標準化
    文書の分類基準、保管期間・廃棄基準、アクセス権限など、保管ルールを決めてファイリングすることで、業務の標準化を図り、企業として統制のとれた文書管理につながる。

紙文書のファイリング〜ファイリング用具と台帳管理〜

紙文書は、分類・整理してキャビネットや書類棚に収納します。その時、「フォルダー」または「バインダー」を利用するのが一般的ですが、文書の性格や利用方法にあわせて、フォルダーとバインダーを使い分けるとよいでしょう。

フォルダーとバインダー使い分けのすすめ

そして、フォルダーやバインダーによって分類・整理した文書を有効に活用するためには、「文書管理台帳」を作成して、保管場所を管理することが有効になります。下記のように、保管場所を階層化して管理することで、必要な文書を効率的に探し出すことができます。

保管場所は、大・中・小と分類して管理する

文書管理台帳の一般的な項目

文書分類/文書名/文書保管ロケーション/文書キャビネット(棚)名/文書フォルダー(バインダー)名/作成者(部門)/作成日/保管期間/保管期間満了日/保管満了時の措置/管理担当部門/備考

紙文書のスキャニングで、業務効率をさらに高める

近年、多くのビジネスシーンにおいて、作成される情報は電子文書が主流となり、必要な情報をパソコン上で検索して活用する場面が増えてきています。紙文書として存在している情報も、必要なものをスキャニングして取り込んでおけば、関連する電子文書と同じプラットフォーム上で取り扱うことができ、大変便利です。

電子文書と電子化文書の定義

  • 電子文書
    パソコンやワープロ上のソフトウェアなどで、デジタルデータとして作成された文書。
  • 電子化文書
    紙文書またはマイクロフィルム文書を電子画像(ビットマップ)化した文書。

原本を保管・保存する必要がある紙文書を、ファイリングして分類・整理し、同時に、電子化も行うことにより、必要な文書をより効率的に活用できるようになり、業務効率の一層の向上につながります。
そして、組織内の文書情報をシステム上で一元的に管理・活用することによる企業競争力の強化、モバイル端末からも文書情報を活用することによるワークスタイルの多様化など、ビジネスにさまざまなメリットが生まれていきます。

次回のブログでは、紙文書をスキャニング(電子化)するにあたって知っておきたい基礎知識をご紹介します。

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