【テレワーク中の法務】契約書のために出社

2020.9.4【 文書管理のノウハウ /  】

契約管理の落とし穴

鈴与では、コロナ禍でテレワークを実施している都内企業に勤める会社員300名を対象に、インターネット調査を実施しました。
調査の結果、テレワーク中に契約書作成や押印に伴う業務でやむなく出勤していたことや、出勤時よりもテレワーク時の方が契約書業務に時間がかかっていたことが明らかになりました。

調査概要:コロナ禍のテレワークに関するインターネット調査
有効回答:テレワークを実施している都内の企業に勤め、かつ契約書に関わる会社員の男女300名
調査期間:2020年6月12日(金)~2020年6月14日(日)

調査①-1 Q 出勤しなければいけなかった業務は、具体的にどのような業務ですか?(複数回答可)

出勤しなければいけなかった業務は、具体的にどのような業務ですか?(複数回答可)

調査①-2 Q テレワークに対してどのように感じていますか?(自由回答)

・通勤がない点は良いが、捺印関係で時間や調整ごとが増えた点が不満(男性 50代 販売・営業)
・契約書の作成が困難だった(男性 50代 情報システム)
・在宅の方が無駄やストレスがなく良かったが、紙での業務をなくしてほしいと思った(女性 30代 販売・営業)
・自分のペースで仕事ができた。通勤がなかったので体が楽。印鑑の必要な書類がないと便利(女性 50代 総務)
・ハンコ文化がなくなれば、どの業種でもテレワークが進みそうだなと思った(女性 40代 経理・財務)
・電子押印があるとよい(男性 50代 販売・営業)

調査② Q テレワークで業務を行う際、出勤しているときよりも手間や時間がかかる仕事はありましたか?(複数回答可)

テレワークで業務を行う際、出勤しているときよりも手間や時間がかかる仕事はありましたか?(複数回答可)

【調査①・②のまとめ】

「契約書などの文書作成/押印業務」で出勤しなければならなかったと、約7割が回答
テレワーク中は、多くの会社員が契約書に関する業務全般に手間や時間をかけていた

上記の調査結果から、「契約書作成・押印業務」は、テレワークを阻む大きな課題であることがわかりました。その大きな原因は紙文化にありますが、弊社ではコロナ禍でのテレワークが契機となって、電子契約の導入がさらに加速すると推測しています。

調査③ Q 契約書関連業務(作成/締結/管理)を一括で解決できるシステムがあると、テレワークの推進や残業時間の抑制など働き方改革につながりやすいと思いますか?(単一回答)

契約書関連業務(作成/締結/管理)を一括で解決できるシステムがあると、テレワークの推進や残業時間の抑制など働き方改革につながりやすいと思いますか?(単一回答)

【調査③のまとめ】

契約書関連業務を一元管理できると、9割以上の会社員が働き方改革も加速すると回答

契約書は、「作成」「締結」「管理」の各段階で業務が分断されやすく、締結した契約書の管理や締結するまでに必要な契約に関するナレッジが共有されない問題点があります。テレワーク化・働き方改革の促進のためには、契約書の作成から保管までを一元管理できる仕組みが求められています。

コロナ禍のテレワーク中に、契約書に関わる会社員の約7割がやむなく出勤

調査の結果、テレワーク中に契約書作成や押印に伴う業務でやむなく出勤していたことや、出勤時よりもテレワーク時の方が契約書業務に時間がかかっていたことが明らかになりました。

1.「契約書などの文書作成/押印業務」で出勤しなければならなかったと、約7割が回答

2.テレワーク中は、多くの会社員が契約書に関する業務全般に手間や時間をかけていた

3.契約書関連業務を一元管理できると、9割以上の会社員が働き方改革も加速すると回答

アンケート調査結果をうけて、鈴与では、
WEB完結型の電子契約サービス「クラウドサイン」およびAI搭載オンラインエディタ「LAWGUE」とシステム連携し、契約書の作成から保管までの業務全般をトータルプロデュースするサービスを開始しました。

これにより、『紙の契約書の原本』や『PDFデータ』だけでなく、『電子契約』により締結された契約書や『契約検討時に必要なナレッジ』を含めた契約業務に関するすべての情報の一元管理を実現するものです。これにより、法務業務のテレワーク化を促進させます。

関連するソリューション/サービスはこちら

文書管理サービスの資料請求/ご相談はこちら

完全保存版「契約書管理 指南書」ダウンロード

特別版「文書管理 虎の巻」ダウンロード

契約書管理 指南書ダウンロード

文書管理 虎の巻ダウンロード

文書管理サービスの資料請求/ご相談はこちら

文書管理 虎の巻メールマガジンご登録はこちらから

Suzuyo文書トータル管理サービス