契約書の管理業務の効率化
<電子契約と紙の契約書を一元管理>

2018.10.29【 契約書の管理業務, 電子契約 / , ,  】


契約書の管理業務は、多岐にわたります。契約書内容の合意以降、紙の契約書を印刷し、印紙を貼付けて押印。その後は相手方へ送付して回収し、また押印。そして締結済みの紙の契約書の管理と管理には手間がかかります。「これらの契約書の管理業務を効率化できないだろうか。」は、どこの会社さまでも抱えている課題ではないでしょうか。そこで、今回は、契約管理業務を効率化する方法をテーマにしました。

電子契約サービスで業務効率化

契約書の管理業務を効率化する方法の1つに電子契約があります。
電子契約とは、電子文書をインターネット上のサービスで交換して署名することで契約を締結する、という契約の方法です。すべて電子的に行われるため、紙の契約書自体が発生致しません。
企業法務の視点からは、電子契約のメリットには以下のような点が挙げられます。

  • ①紙への印刷・製本・発送・回収・ファイリング・保管文書の管理等の手間がなくなります。
  • ②電子契約は収入印紙が不要です。そのため、契約の種類や内容から印紙税を判断すること、収入印紙の購入費用の処理等の業務も必要なくなります。
  • ③パソコン上で管理することが可能になりますので、原本捜索にかかる時間が格段に速くなります。

このように電子契約を導入することで、業務効率化が実現できます。

たとえ、電子契約を導入しても紙の契約書の管理は残る

ただし、全ての契約を電子契約にすることは難しい可能性があります。
例えば、電子契約サービスの導入にあたっては、相手先の了承が必要になります。相手先の了承を得られない場合は、紙での契約締結となります。
また、紙による締結が義務付けられている契約書(定期借地契約等)がある場合は、電子契約を利用することができません。これらの条件をクリアできたとしても、過去に締結した契約書は紙ですので、これらの契約書の原本管理は、依然として残ります。
「電子契約を導入したとしても紙の契約書の管理は残る」
この点が電子契約サービス導入の課題になるところです。

電子契約と紙の契約書をまとめて管理

例えば、「電子で締結した契約は、電子契約専用のシステムで管理」、「紙で締結した契約は従来通り、原本をベースに運用しエクセル台帳で管理」と管理方法が複数になってしまっては、最大限業務を効率化することが難しいです。
なによりも、せっかく電子契約を導入したにも関わらず、思うような効果が得られなくては、もったいないです。
そこで、鈴与では、“電子で締結した契約“と”紙で締結した契約“をまとめて管理できるサービスをご提供しています。
従来の契約管理アウトソーシングに電子契約サービスを追加し、一つのシステムで電子契約と紙の契約書が一元管理できるようになりました。
「電子契約、紙の契約書両方の台帳情報、PDFデータ、原本保管状況をまとめて管理」するため、契約情報や電子データを確認したいときに短時間で該当の情報にアクセスすることが出来ます。
また、利用するシステムには契約書の更新期日を管理し、通知する機能があるため、契約更新時における機会損失の防止など、契約管理全般に抱える課題解決にも役立ちます。
すべての契約をまとめて管理することで、契約の全体像を把握することが出来ますので、契約リスクを軽減し、コンプライアンスを強化することが出来ます。
契約管理アウトソーシングの詳細資料をご希望の方は、こちらよりご連絡ください。

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