文書管理の何が課題かわからない

2018.12.3【 文書管理のノウハウ / , ,  】


侮るなかれ、結構あるのです。
“文書管理の何が課題かわからない”状態になることは。

根本の原因は何処に?

例えば、「紙が多いからスキャンして共有した方が効率的では?」
「そもそも紙が発生しないように業務の流れを変えた方が良いのでは?」
「キャビネットが事務所内を占有しているから文書の保管場所を社外に移した方がスペースの有効活用ができるのでは?」等々、文書管理を見直して、“やりたいこと“はたくさんあります。でも、根本の原因はどこにあるかと言われるとわからない、もしくは、これが原因だろうと想定しているが、それが本当に間違いないか?と言われると確信がない、ということもあります。
“現場の声を聞くのが一番“とヒアリングを実施してみると、色々な意見が出てきて収拾がつかなくなる事態になることも。

何が困るって?それは、優先順位が決められないこと。

そこで、文書管理サービスを提供している複数の会社から話を聞いてみると、色々な便利なシステムやサービスがあり、あれもこれも出来ると、どんどん希望はふえていく。
スキャニングや台帳作成を外部に委託する。紙で行っていた決裁を電子決済化してワークフローに載せる。文書の原本を外部倉庫に預けて、必要な時にスキャニングしてもらう。クラウドシステムでデータを全社で情報共有する。等々、やりたいことが増えていきます。しかし、予算に照らし合わせると、実現が出来そうなのは一部のみ。
そこで、実現したいことの優先順位付けが必要になってきます。この優先順位は、何が根本的な課題なのかが明確になっていないと決めることが出来ません。
例えば、「紙文化が定着していることが原因」と「業務過多のため、社内でスキャンする時間がないことが原因」とでは、対策も変わってくるはずです。
紙文化が定着していることが原因で、スキャニングデータがあっても原本閲覧の運用が継続されている。この場合は、原本を社外で保管して、物理的に閲覧できない環境をつくってしまう、外部保管が優先事項ではないでしょうか。
また、業務過多のため社内でスキャニングをする時間がないことが原因ならば、どの文書をどのタイミングで、スキャンすることが望ましいのか、またはその文書は必要なのか、業務フローの見直しが優先事項ではないでしょうか。

ユーザーにとって最適な選択をするために

「○○を実施したい」「○○の運用を変えたい」の声は、集まりやすいです。
しかし、「その根本の課題は何か」となると、詳細な分析が必要で大変です。ただ、「何が問題かわからない」をクリアにすることが出来れば、不必要なシステムやサービスの導入を避けることが出来ます。また、せっかく導入したのに想定した効果が得られなかったということも起こりにくく、ユーザーにとって最適な選択をすることが可能になります。
文書管理関係は目に見えにくい社内のコストとの比較のため、予算が申請しづらいことが多いですが、課題が明確であれば、費用対効果の説明もしやすく社内の調整も円滑になることでしょう。
「文書管理の課題は何か」
文書の量・種類が増えれば増えるほど、それに関わる人が増え、根本的な課題もわかりにくくなります。しかしながら、調査分析に時間も人も十分に充てることが出来ないのが実情ではないでしょうか。
文書管理サービスを提供している鈴与では、文書管理の課題の明確化のサポートを行い、その上で最適なソリューションをご提案しています。文書管理でお困りのことがあれば、お問い合わせください。

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