文書管理の理想と現実
理想的な文書管理を実現するためには?

2018.8.24【 文書管理のノウハウ / , , ,  】

社内の文書の管理方法を見直し、新しい運用を開始。導入までに現状を把握し、導入後はユーザーの意見を反映しながらより良いものに改善してきた。
それにも関わらず、ふと気付くと、当初描いていた理想と少し違う状況になっている…、ということはないでしょうか。

新しい運用がスタート

文書管理の課題を洗い出し、新しいルールを決め、システムも導入。これでユーザーは、楽になるはず。
運用開始から数ヶ月は、システムの操作方法や文書管理の運用についての質問や要望を反映しながら適宜修正を実施。また、現在保有している紙文書については、新しい運用にあわせるために、定期的にスキャニングを実施。新たに発生する分については、文書の発生段階から適切な管理方法を取り決め対応することとした。

当初の想定通りではない?

ふと、半年、1年経ってみると、当初の想定と少し違うということがある。
「こんなはずではなかったのに…」とならないためにも、よくある事例をご紹介します。

その1 システムの便利機能が知られていない

良かれと思って導入したシステム。業務上役に立ちそうな機能が搭載されているものを選択した。それにも関わらず、その便利な機能が周知されていない。せっかく機能があるのに、エクセル管理との併用が起きていることがある。
例)契約書の期日管理をシステムとエクセルで併用管理。システム上に、期日のお知らせメールが届く機能があるにも関わらず、エクセルで期日の一覧を管理しているなど。

その2 宝の持ち腐れ状態

新しい文書管理ルールでは、ペーパーレス化を実現するために社内でのスキャニングの徹底を決定。出来るだけスキャニングし紙文書を残さない運用に変更。また、複合機の台数が限られており、スキャニングで占有してしまう可能性があったため、スキャナーも複数台購入。しかし、どこでもスキャンしやすいように設置してあるにも関わらず、あまり使われていない。それは、業務量が減っておらず、“スキャニングをする時間がない“ことが一因であった。

その3 外部にデータ化作業を委託するはずの文書がまだ社内にある

社内のリソースが限られているので、データ化作業は全て外部委託にすることとした。データ化の費用は部署ごとに負担としたら、その費用を節約するために社内でスキャニングしている部署がある。元の目的に沿っていないのではないか…。
また、別の部署では委託先に文書を送る作業が滞り、オフィス内に文書が溜まる事態が発生している。

当初の想定と違うことが発生する、これは程度の差はあれ、どこの企業さまでも起こり得ることです。システムの予期せぬ使い方など、想定していないイレギュラーは必ず発生します。
新しい運用を構築する際に、想定される事象を洗い出したとしてもすべての可能性を想定することはどうしても困難です。

導入当初はユーザーから意見や要望が多く寄せられるため、「修正⇒運用」のサイクルが回りますが、運用してしばらくするとその声は自然と減る一方です。現場の疑問や不満をヒアリングする機会がなくなり、いつの間にか、“当初想定していた通りに運用されていない”ことが起こりがちです。

当たり前を地道に実施する

では、どうすればいいのでしょうか。それは、「定期的なチェック」をすることが解決策の一つです。
定期的にチェックされない運用は、統制力が弱くなりがちです。そうなると、ローカルルールがあっても構わないという考えにつながりかねません。
そのため、当初取り決めた管理方法通りに運用されているか、改善できるところはないかを定期的にチェックすることが重要です。
例えば、紙文書の削減を目標に掲げている場合は、その進捗を通年でチェックすることが必要です。定期的に文書廃棄キャンペーンを実施して目標があることを周知し、その進捗を見える化すると効果的です。それにより、文書削減のネックになっていることはないかも見つけやすくなります。文書管理は、外からみて、実施しているのか、していないのかを判断しづらい取り組みです。きちんとチェックし、進捗を可視化することで、ユーザーの動機づけとなり、積極的に取り組んでもらいやすくなります。

文書管理の見直し、新しい運用の構築は多大な労力がかかるものです。そして、運用を変更する際には導入時だけでなく、導入後の定期的なチェックが重要です。このような取り組みが新しい運用を浸透させ、当初の見込み通りの良い結果につながるのではないでしょうか。

鈴与では単純にサービスを提供するのではなく、お客様と一緒に最適な運用を構築してまいります。運用構築時に想定されるイレギュラーの洗い出しはもとより、運用開始後のサポートまで行います。サービスのご提供だけではなく、運用後に生じる課題を一緒に解決していくことを目指しています。
文書管理でお困りの際には、お気軽にご相談ください。

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