発生から廃棄まで

ビジネス文書には、ライフサイクルがある

2014.4.30【 文書管理のノウハウ /  】

ビジネス文書には、ライフサイクルがあるビジネス文書には、生まれてから廃棄されるまでのライフサイクルがあります。
たとえば、契約書のように契約期間満了まで保管・保存しておくことが求められる文書、決算に関する書類や株主総会の議事録のように法的に保存年限が定められた文書など、ビジネス文書のライフサイクルは、数年という長さになることも多くあります。
ライフサイクルにおいては、文書の特性や活用頻度などに応じて適切な「管理」と「活用」を行うことが重要になります。

ビジネス文書のライフサイクル

ビジネス文書のライフサイクルには、発生・活用・保管・検索・保存・廃棄という6つのプロセスがあります。今回は、それぞれのプロセスの位置づけや特徴についてご紹介します。

ビジネス文書のライフサイクルには6つのプロセスがある!

1.発生

社内で新規に文書を作成したり、社外からの文書を原本やメールの状態で受け取るプロセス。日常の業務では多くの文書が発生しているため、この時点では文書の管理は各担当者や各課に委ねられていることがほとんどです。

2.活用

作成または受け渡されたビジネス文書の目的を果たすために、文書の配布や閲覧、回覧などを行い、決裁や稟議、通達、契約など、何らかの業務的処理を促すプロセスです。
このプロセスで、文書をスキャニング(電子化)し、構造化しておくことで、文書情報の活用の領域を広げ、業務のスピードを早めることができます。さらに、その後の保管・検索のプロセスにおける業務の効率化にもつながっていきます。

3.保管

一旦「活用」された後も、業務の中でたびたび使われる文書や、今後も参照・利用する見込みが高い文書があります。こうした文書を、必要なときにすぐに使えるように整理して「保管」しておくことで、業務効率を高めることができます。
ウォールストリートジャーナル紙の調査によると、企業の幹部クラスの人が散らかった机やファイルから必要な書類を探すために費やしている時間は、年間6週間にものぼるといいます。日々作成され、蓄積されていく文書が、個々の業務の妨げとなっているのです。こうした状況を解決するためには、きちんとしたルールや保管場所を定めて、組織的な文書管理を行うことが必要です。

4.検索

保管した文書に「検索性」を持たせておくことで、お客様の問い合わせにより文書の内容を確認する必要が生じた場合や、過去の類似文書を参照して新しい文書を作成する際に、業務をスムーズに進めることができます。文書情報を知的資産として活用するためにも、電子化などによる検索機能の整備が求められます。

5.保存

当面誰も使う予定が無くても、法的に保存年限が決められている文書は、一定期間保存する必要があります。

アメリカのナレムコ(国際記録管理協議会)の統計によると、事務員が参照する文書の90%は過去半年以内に作成された文書で、1年以上前に作成された文書を参照する確率は1%以下となっています。
つまり、ほとんどのビジネス文書は、時間の経過とともに活用度が下がっていくのです。このため、活用度が低い文書を「保管」とは区別した管理方法で「保存」していくことが有効になります。
しかし、ビジネス文書には、法的に保存年限が決められている文書、中には半永久的に保存しなければならない文書もあり、その量は年々増加していきます。一方で、事業所内で文書を「保存」できるスペースには限りがあるはずです。こうした文書は、別の安全な施設で管理したり、外部に保存を依頼するなどの対策を講じる必要があります。
外部への委託を行う際には、情報漏えいなどのリスクを避けるため、高いセキュリティ機能を持つ施設を選定してください。また、BCPの観点から、立地なども重要になります。

6.廃棄

不要になった文書は、情報漏えいなどのリスクを考慮しながら安全に処分されなければなりません。また、企業の社会的責任として、環境負荷の低減にも配慮し、ただ廃棄処分するのではなく、紙をリサイクルする方法もあわせて検討するべきです。

このように、ビジネス文書のライフサイクルに合わせて管理・活用を実現することが、文書情報マネジメントにおいて大変重要になります。

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