様々なメリットがある電子契約サービス

2018.5.30【 契約書の管理業務, 電子契約 / , , , , ,  】


法務部門の業務効率化の手段として、今、電子契約サービスが注目されています。
一部の業界では、本格的に導入が進んでいますがまだご存知でない方も多いようです。
そこで、今回は「電子契約サービスとは」をテーマに、電子契約サービスのメリットをご紹介します。

電子契約とは?

電子契約とは、電子文書をインターネット上のサービスで交換して署名することで契約を締結する、という契約の方法です。すべて電子的に行われるため、書面の契約書自体が発生しません。書面の印刷、製本、発送、回収等のプロセスがなくなります。

文書関係コストが削減できる

電子契約を導入すると契約書がペーパーレスになり、書面契約で発生していた
「印刷⇒製本⇒押印⇒発送・返送⇒原本のファイリング⇒原本管理」のプロセスが変わり、
「電子文書をインターネット上にアップロード⇒署名(⇒適宜、電子文書のダウンロード)」となります。
また、書面契約書であれば原本の保管場所が必要ですが、電子契約であれば物理的な保管場所は不要になります。
これらのファイリング等の手作業の手間や保管場所の費用といった文書関係のコストが削減できることがメリットの一つです。

印紙税の削減による節税効果

現在の印紙税法上では、課税対象となる物件は、紙で作成された文書のみとなっています。紙で作成されない電子契約の場合は、印紙税が発生しないということになります。この点は、国会の答弁でも確認されています。
高額な印紙が発生する相手先様との取り引きだけでも、電子契約に出来れば、自社・相手先双方ともに印紙税の削減による節税効果のメリットがあります。
また、契約書の種類や内容から必要な印紙を判断することや、営業が一時的に立て替えた印紙代の精算などの処理も必要なくなります。これらの手間から解放されることも副次的なメリットになります。

管理が容易、確実である

電子データ、契約書名・相手先情報等の台帳情報をPCで管理すれば、いつでもすぐに必要なデータを参照することが出来ます。書面契約書の原本をキャビネットから取り出すといった原本取り出しの時間が、格段に早くなります。
迅速かつ正確に契約情報を確認できる環境が整うと、社内の問題等の早期発見につながり、コンプライアンスの強化にもなります。
また、税務調査やM&Aのデューデリジェンスの際など、多数の契約書を即座に提出しなければならない場合にも、対応スピードは格段に上がると思われます。鈴与では、書面契約書と電子契約書を一元管理できるサービスをご提供しております。
電子契約の資料請求やご不明点等ございましたら、お問い合わせください。
※電子契約を利用できない契約もありますのでご利用の際はご注意ください。

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