合併や事業譲受がある時の契約書管理

オフィス移転や人事異動がきっかけとなって文書管理体制を見直し、鈴与にお声がけいただくことが増えてきました。特に、「直近、合併や事業譲受があった」ことをきっかけに検討される方が最近は多いです。
そこで、今回のテーマは、合併・事業譲受により発生した契約書管理の課題についてです。

契約書の管理方法が複数混在

合併や事業譲受があると、譲受前の会社の時に締結した契約書の管理も引き継ぐことになります。そうすると、社内には複数の契約書の管理方法が混在することになります。

  • 例)A社がB社に事業譲渡をする場合
  • 事業譲渡側A社は、A社のルールで契約書を管理

    A社の事業譲渡により、事業譲受側B社に契約書を引き渡し

    事業譲受側B社の社内には…
    ①B社のルールで管理していた契約書
    ②A社のルールで管理していた契約書   の2種類の管理方法が混在

管理方法が混在することによるお困りごと

契約書の管理方法が混在すると、以下のようなお困りごとが起こりがちです。

①管理が煩雑
(お客様の声)
書類によって管理方法を分けなくてはならないので、ファイリングや台帳作成等の手間が増えて、今までよりも時間がかかる。また、どの書類をどちらの方法で管理するかを確認することから始めなくてはならない…

②必要な時に必要な書類が探せない
(お客様の声)
書類によってファイリング方法が異なる。一方は相手先会社名の50音順でファイリング、もう一方は管理番号順でファイリングしてあり、何を頼りに探せば良いのかが異なり、探し出すのに時間がかかることがある。
特に現場から急ぎで!と言われている時ほど、焦ってすぐに見つからない。

③どれだけの契約があるのか全体像がわかりにくい
(お客様の声)
別々に契約台帳を管理しているため、全契約を一覧で確認できる台帳がない。また、それぞれ管理している台帳項目が異なる。台帳項目がお互い足りない部分を追記しないと、契約の全体像が把握できない。

管理方法を統合するポイント

管理方法が混在していると管理の手間が増えてしまいますので、出来れば一つにまとめたいものです。さらに、せっかくの機会ですから、もっと使い勝手の良い管理方法に改善できると良いです。
管理方法を統合するにあたっては、具体的には、現行運用している管理方法のひとつをベースに、新しい運用を構築することになります。その際、慣れ親しんだものを選ぶというよりは、実態の運用にあっている管理方法を選択することがポイントです。
また、管理方法を一つにまとめる過程で、台帳項目の追記やスキャニング作業が生じ、時間がかかることが想定されます。そのため、作業は必要最低限に抑えることがポイントです。

  • 例)台帳によって項目の過不足があり、足りない台帳項目を追記する作業を行う場合
  • 足りない項目があると、全てを埋めなくてはと思ってしまいがちですが、まずは、必要最低限の項目を決めましょう。
  • 契約書名、相手先会社名や期日等の項目を必須項目とし、捺印日など他の記録(捺印簿等)を参照すれば把握できる情報等を任意項目とする例もあります。必須、任意項目は業種業態、契約の種類によって異なりますので、実態にあわせて決められると良いです。

新しい管理方法を構築するにあたり、「他の会社の事例も参考にしたい」、「台帳作成やスキャニング等のデータ化作業の負担が大きすぎる…」といった場合は、契約書管理のプロにご相談いただくことも一つの方法です。

関連するソリューション/サービスはこちら

文書管理サービスの資料請求/ご相談はこち

完全保存版「契約書管理 指南書」ダウンロード

契約書管理 指南書ダウンロード

文書管理サービスの資料請求/ご相談はこちら

文書管理 虎の巻メールマガジンご登録はこちらから

Suzuyo文書トータル管理サービス