鈴与の文書情報管理は、契約管理、物流文書情報管理、図面管理、特許・会計文書管理、オフィス移転文書削減、BCP対策、不動産賃貸借契約管理、文書保管、スキャニング、データ入力、文書情報抹消・リサイクルをご提供しております。

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文書管理システム

電子契約締結機能、期日管理など文書管理に特化した機能を
備えているクラウド型の文書管理システムです。

WEB上で、文書情報やPDF等のデータを登録・保存・管理し、必要な時に必要な情報が検索・閲覧できる文書管理システムです。

クラウドシステムについて

文書管理システムとは

3つのポイントでご紹介

契約書等の様々な文書の管理に対応

  • 契約書、稟議書、許認可書類、株主総会議事録、取締役会議事録など、様々な文書の管理に利用することが可能です。文書の管理台帳、原本、データの3点をシステムで紐づけて管理しますので、必要な時に必要な情報の検索・閲覧が出来、文書の発生から廃棄までのプロセスも管理することが出来ます。また、管理台帳は、文書に合わせて項目を自由に設計することが出来ます。

電子契約も利用可能な充実の機能

  • 電子契約締結機能を搭載しているため、電子契約と書面契約書の両方を一つのシステムで管理することが出来ます。また、文書の保管期限から契約書などの契約期日の管理をサポートするお知らせメール機能がありますので、処理漏れを防ぐことが出来ます。

複数人・複数拠点での情報共有が可能

  • システム管理することで、複数人・複数拠点での情報共有が可能になります。必要な時に、必要な情報を即座に入手することが出来ますので、他部署からの問い合わせ対応の低減につながり、業務効率が向上します。

文書管理システム機能紹介

  • 電子契約締結

    電子契約締結機能

    電子文書をインターネット上で交換して署名することで契約を締結するという契約の方法の電子契約締結機能です。

  • 管理台帳・管理項目設計機能

    お客様が文書を管理するために必要な項目だけを選択して、登録・照会・管理できます。①必要項目のみ表示可能です。②必須項目・検索項目・並び順を自由に設計可能です。(初期導入時に、お打ち合わせして設計します)

  • 全文検索機能


    台帳に登録されている内容から検索します。例えば、「正式名称を忘れた」「カタカナの全角・半角のどちらで登録したか忘れた」場合でも、キーワードで検索することができます。

  • 更新期限お知らせメール機能

    更新期日が近づくとメールでお知らせいたします。①メール送信先は、最大10件登録可能です。②予告と警告、2回のメール送信が可能です。

  • ファイル添付機能

    文書をスキャンしたデータや、添付書類・データを台帳情報と一緒に管理することができます。添付できるデータは、PDF、JPEG、TIFF、Word、Excelです。

  • 登録会社名一括変更機能

    登録会社名、部署名変更など、システムに登録されている内容を一括で変更することができます。相手先名の変更では、検索文字列と置換文字列を指定することで一括変更が可能です。

  • 改版履歴検索・管理機能

    過去に登録した内容から改版履歴の最新のものを検索・管理することができます。①相手先の過去名称で検索が可能です。②社内部署の旧部署名で検索が可能です。

  • 依頼時承認機能

    文書の原本の閲覧や、オンデマンドでスキャニングサービスを利用する際に、上長の承認を行うことで不正利用、情報漏洩を防止できます。

  • 操作履歴照会機能

    利用者が行ったシステム操作がすべて操作履歴として残ります。不正利用・情報漏洩に対する抑止と、万が一発生した際の追跡を行うことができます。

  • 失効管理機能

    失効した文書の情報を厳格に管理することができます。

  • 台帳インポート機能


    CSV形式(弊社指定フォーム)で取りまとめた台帳情報を一括で文書管理システムにインポートすることができます。

  • システム利用制限機能


    IPアドレス単位でシステムログインにおける利用制限を設定することができます。

  • 文書情報抹消・リサイクル

    廃棄対象の文書は、文書情報を抹消し、再生紙原料としてリサイクルされます。機密抹消リサイクル証明書を発行いたします。

  • エクスポート機能

    文書管理システムに登録した台帳情報をCSV形式でエクスポートすることができます。

  • 作業指示機能

    ①原本の保管・閲覧・返却・廃棄(リサイクル)依頼が可能です。②必要な時に、オンデマンドでスキャニングサービスの依頼が可能です。③作業指示の履歴を一覧で確認が可能です。

鈴与なら

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