Suzuyo
契約書管理サービス

Suzuyo契約書管理サービスは、契約書の管理・活用に特化したアウトソーシングサービスです。契約書原本の厳格な保管と合わせて、契約書ごとの更新・期限管理、改版履歴管理、電子データの閲覧履歴管理、また契約書の検索、添付データの活用など、契約書管理精度と業務効率の大幅な向上を実現します。また、拠点で保管している契約書についても一元管理と運用が可能となります。

契約書管理に特化した管理

  1. 1Web管理システム・クラウドで契約書情報1件単位の管理をすることができます。
  2. 2原本管理も1件単位で対応できます。手間、コスト、リスクを大幅に軽減します。
  3. 3保管形態を限定せずに、原本、データのすべてを一元管理することができます。
契約書管理イメージ図

契約書管理に特化した充実の機能

重要項目だけを
自由に設定して
楽々管理

管理台帳・管理項目設計機能

お客様が契約書管理するために必要な項目だけを選択して、登録・照会・管理できます。
①必要項目のみ表示可能
②必須項目・検索項目・並び順を自由に設計可能(初期導入時に、お打ち合わせして設計します)

ほしい情報が
すぐに見つかる

全文検索機能

契約書台帳に登録されている内容から検索します。
例えば、「正式名称を忘れた」「カタカナの全角・半角のどちらで登録したか忘れた」場合でも、キーワードで検索することができます。

忘れがちな契約更新
手続き対策

更新期限お知らせメール機能

契約更新期日が近づくとメールでお知らせいたします。
①メール送信先は、最大10件登録可能
②予告と警告、2回のメール送信が可能

契約書管理情報を
一元管理

電子データファイル添付機能

契約書のイメージデータや、添付書類・データを契約書情報と一緒に管理することができます。
①添付できるデータは、PDF、JPEG、TIFF、Word、Excelです。
②お客様側で添付できるデータサイズは、1ファイル最大1MBまでになります。

社名変更も簡単管理

登録会社名一括変更機能

登録会社名、部署名変更など、契約書台帳に登録されている内容を一括で変更することができます。
契約先名の変更では、検索文字列と置換文字列を指定することで一括変更が可能です。

過去の契約書情報を
楽々検索・管理

改版履歴検索・管理機能

過去の契約内容から改版履歴の最新のものを検索・管理することができます。
①契約先の過去名称で検索が可能です。
②社内部署の旧部署名で検索が可能です。

不正利用
情報漏洩を防止1

承認ワークフロー機能

契約書の原本の閲覧や、オンデマンド電子データ化を行う際に、上長の承認を行うことで不正利用、情報漏洩を防止できます。

不正利用
情報漏洩を防止2

操作履歴照会機能

利用者が行ったシステム操作がすべて操作履歴として残ります。不正利用・情報漏洩に対する抑止と、万が一発生した際の追跡を行うことができます。

失効した契約書も管理

失効管理機能

失効した契約書に対してWeb管理システムに登録した台帳情報を失効後も厳格に管理することができます。

効率的に台帳管理

台帳インポート機能

CSV形式(弊社指定フォーム)で取りまとめた契約書情報を一括でWeb管理システムにインポートすることができます。

緻密に管理

システム利用制限機能

IPアドレス単位でシステムログインにおける利用制限を設定することができます。

情報漏洩防止と
環境にやさしい

文書情報抹消・リサイクル

廃棄対象の契約書は、文書情報を抹消し、再生紙原料としてリサイクルされます。機密抹消・リサイクル証明書を発行いたします。

効率的に管理

エクスポート機能

Web管理システムに登録した台帳情報をCSV形式でエクスポートすることができます。

サービスをフル活用

作業指示機能

①原本の保管・閲覧・返却・廃棄(リサイクル)依頼が可能。
②必要な時に、オンデマンド電子データ化依頼が可能。
③作業指示の履歴を一覧で確認が可能。