保存年限がない文書こそ、ファイリングルールの徹底を

こんにちは。「鈴与のデータソリューション」ライターチームです。
法律により保存年限が決まっている文書については、多くの企業で管理ルールが定められ、それに則った運用がなされています。その一方で、保存年限が定められていない文書については、必ずしもしっかりとした管理がなされているわけではありません。保存年限の定めがなくても、企業にとって重要な文書は数多くあります。にもかかわらず、管理が行き届いていないため、いざ必要な時にすぐに見つからず、探し出すのに時間がかかってしまうことがあります。そのようなムダな時間を無くすためには、ファイリングのルールを決めることが大切です。

同じラベルのファイルが2冊!?

以前、ある企業の方から伺った話です。プリンターの修理依頼時に依頼書と報告書が発生したため、ファイリングをしようとしました。しかし、ラベル（背表紙）に保守関係と書かれているファイルが2冊存在していたため、その時はとりあえず、一方のファイルに文書を綴じました。後日、ファイリングした文書について確認しようとしたところ、どちらのファイルに綴じたのかを忘れてしまったということがあったそうです。
このように、例えばプロジェクトの資料や会議の参考資料など保存年限を定めていない文書は、ファイリングのルールが曖昧になりがちです。ファイルのラベル（背表紙）、格納順に統一性がないと、必要な文書を探し出すことができません。そのためには、文書のファイリングルールを定め、運用していく必要があります。

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ラベルの統一と格納順がポイント

ファイリングルールのポイントは、ラベル（背表紙）の項目の統一と格納順です。ラベルの項目を統一することによって文書を探す時に対象のファイルを絞りやすくなります。
おすすめのラベル項目は以下の通りです。

• 取扱い（社外秘、社内秘など）
• 管理No．
• 部署
• 区分（経理、プロジェクトなど）
• 年度
• ファイル名
• 作成日
• 保管期間
• 保存期間

ファイルの作成者によってラベルの項目がバラバラでは対象のファイルを絞ることが難しくなります。その対策としてラベルの項目を共通化することで、文書が探しやすくなります。
さらに、ファイルをキャビネットなどに保管する際には、格納順のルールを決めます。年度順、部署ごとや、使用頻度が高い文書は出し入れしやすい下段、あまり使用しない文書は上段に格納するなど規則性をもたせて保管することで必要な文書を探す時間が短縮できます。
そして、何よりも決めたルールを継続的に周知することが重要です。ルールを浸透させ、継続的に運用することによって効果が出ます。そのためには一度の周知で終わらせるのではなく、ルールを忘れないよう定期的に周知していきましょう。

そもそも、文書の種類や量が多すぎてどんなルールが最適なのかわからないこともあるかと思います。鈴与では文書管理に関する様々な課題解決のノウハウを持っておりますので、文書管理についてお悩みでしたら、お気軽にご相談ください。