法定保存文書とは？

2014.08.22

文書管理

企業価値を高める「保管」と「廃棄」とは？

業務で参照される文書の90％以上は、半年以内に作成された文書で、1年以上前に作成された文書が参照される確率は1％以下だと言われています（ナレムコの法則）。差し当たって必要のない文書がデスクや書類棚に貯まっていくと、業務効率の低下や、紛失のリスクを招いてしまいます。
このため、鈴与では、ビジネス文書を「アクティブ文書」と「スリープ文書」にわけて考え、それぞれにふさわしい保管方法を推進しています。

ビジネスで扱う文書には、たとえ業務で使用する機会が無くても、保管しなければならない文書が多くあります。今回は、こうした文書をどのように保管するべきか、また、役目を終えた文書をどのように廃棄するべきかについて、ご紹介します。

ビジネス文書の保管期間は、どのくらい？

ビジネス文書の中には、法律で一定期間の保管が義務づけられているものがあります。こうした文書は、一般的に「法定保存文書」と呼ばれています。所定の期間、文書が保管されていないと罰則が適用される場合もありますので、注意が必要です。

法定保存文書の一例

文書の種類	保存年限
取引証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など）	7年
契約期限を伴う覚書、念書、協定書など	5年
取締役会議事録	10年

また、法定保存文書ではなくても、個人の判断で廃棄するのではなく、業務上、重要な役割をもつ文書などについては、社内でルールを決めて保管することが大切です。

スリープ文書は、どのように保管するべきか？

一般的に、創業から年月を経るほど、また、会社の規模が成長するほど、管理すべき文書の量は増え、保管のために必要なスペースが膨らんでいきます。社内に十分なスペースが無い場合や、業務に必要なスペースを圧迫している場合は、社外の施設を活用することも検討すべきです。

その際、セキュリティや災害などへの備え、いざ原本が必要になったときの対応のスムーズさなども考慮して、信頼できる委託先を選ぶことが大切です。

鈴与では、お客様の大切な文書を預かるうえで、何重にもリスク対策を行い、堅牢な安全と柔軟な対応を両立させています。

鈴与の文書保管は、どこが違うのか？

災害リスクの低い立地

災害リスクが極めて低い、強固な地盤を持つ土地（30年以内に震度6強以上の地震が発生する確率0.1～3.0％）を選定し、ドキュメントセンターを設けています。また、都心から50km以上離れているため、オフィスとの同時被災を回避できます。

万全のセキュリティ

24時間監視カメラや、人感センサー、入退室を管理するIDカード、生体認証など、何重ものセキュリティを施した専用保管庫で、文書の安全を守り続けています。

文書1枚単位の柔軟な管理

物流において200年以上の歴史をもつ鈴与のノウハウを活かし、文書1枚単位からの原本管理を実現しています。個人情報1件単位の安全な廃棄も可能です。

スピード感のある対応

原本が必要になった際は、物流ノウハウを活かした速やかなお届けが可能です。また、スキャニングデータをクラウドで管理できる環境も提供し、オンライン上でもきめ細やかなサポートを行っています。

「安全性」と「環境性」に配慮した廃棄を

法定保存年限を超えたり、不要と判断されたビジネス文書は、そのライフサイクルを終えて廃棄されることになります。

廃棄を行う際も、ただ捨てれば良いというものではなく、企業としての責任や信頼が問われています。機密情報を漏らさないための「安全性」と、紙の資源を大切に扱うための「環境性」に、十分に配慮しましょう。

たとえば鈴与では、安全な廃棄とリサイクルを両立させたサービスを提案しています。

鈴与の機密文書リサイクル

【STEP1】機密文書の排出

シュレッダーやホッチキス外しは不要。外部に情報が漏れないエコポストに、機密文書を投函するだけでOK。

【STEP2】回収

専任ドライバーが運転する専用車両で、オフィスまで回収へ。車両にはGPSが搭載され、運搬中の安全もしっかり監視。

【STEP3】機密情報の抹消

機密情報を安全に抹消。作業職員のセキュリティ教育、守秘義務の徹底、指紋照合型入退室管理装置、管理カメラなど、幾重にも対策を施した高品質なセキュリティサービス。

【STEP4】溶解リサイクル処理

紙の繊維を傷めず、CO2も排出しない最終溶解処理で、環境を保護。機密文書25箱分で10本の木々を保護する効果。処理後は、「機密抹消リサイクル証明書」を発行し、お客様の環境貢献を見える化。

【STEP5】再生紙製品の販売

最終溶解処理を行った機密文書を原料として、再生紙製品を生産。エコ商品として再びお客様のもとへお届け。

植林ポイントで、さらなる環境貢献

お申し込み1箱＝1ポイントとして、44ポイントで実際にヒノキ1本を植樹。職場単位で環境保護活動への参加が可能。

業務で使用しなくなった文書を、安全に保管・廃棄し、再び再生資源として社会に役立てることは、企業の信頼を高め、社会的価値を高めることにもつながります。今あなたのまわりにある文書を、見回してみてください。その文書は、アクティブですか？スリープ状態ですか？適切な保管と廃棄を行うための対策を、ぜひご検討ください。

企業価値を高める「保管」と「廃棄」とは？

ビジネス文書の保管期間は、どのくらい？